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In den letzten Jahren ist die Zeit, die Mitarbeiter in B\u00fcro-Meetings verbringen, drastisch gestiegen. Mehr denn je verbringen wir unsere Zeit damit, mit anderen zu kommunizieren. W\u00e4hrend Meetings eine gute M\u00f6glichkeit darstellen, um unsere Team-Kommunikation zu verbessern und bei der Organisation von Projekten zu helfen, k\u00f6nnen sie jedoch auch ineffizient sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn dein Team nicht die richtigen Meeting-Tools verwendet.<\/p>\n
Ein durchschnittlicher Angestellter nimmt an etwa 62 Meetings pro Monat<\/a> teil, was mehr als 60 % der gesamten Arbeitszeit ausmacht. Doch trotz der hohen Zeit, die Meetings beanspruchen, sind sie nicht unbedingt produktiv: 9 von 10 B\u00fcroangestellten tagtr\u00e4umen in Meetings oder arbeiten an anderen Aufgaben<\/a>.<\/p>\n Damit deine Meetings von Bedeutung sind, ben\u00f6tigst du die richtigen Tools f\u00fcr den Job. In diesem Artikel befassen wir uns daher mit den beliebtesten und n\u00fctzlichsten Tools f\u00fcr Meetings und gehen detailliert auf technische, logistische und Arbeitsplatz-Tools ein, mit denen du deine Meetings effektiver gestalten kannst.<\/p>\n Lass uns gleich loslegen.<\/p>\n Top-Tools f\u00fcr Meetings: Tech-Tools Jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorlieben, wenn es um die spezifischen Tech-Tools geht. W\u00e4hrend ein Unternehmen Zoom bevorzugt, wird ein anderes Meet verwenden. Vor diesem Hintergrund konzentrieren wir uns auf die allgemeinen Kategorien von Tech-Tools f\u00fcr Meetings, die dein Unternehmen nutzen sollte:<\/p>\n Meeting-Plattformen sind eine der wichtigsten Technologien, die du f\u00fcr die Durchf\u00fchrung virtueller Meetings ben\u00f6tigst. Sie bieten einen privaten digitalen Raum, in dem jeder an einer Besprechung teilnehmen kann. Online-Plattformen vernetzen nicht nur deine Mitarbeiter, sondern erm\u00f6glichen es ihnen auch, von \u00fcberall aus zu arbeiten. Nach 2020 konnte man sehen, dass Tools f\u00fcr virtuelle Konferenzen immer h\u00e4ufiger genutzt wurden.<\/span><\/p>\n Planungs-Tools Virtuelle Whiteboard-Anwendungen Software f\u00fcr Besprechungsnotizen Unternehmen k\u00f6nnen auf diese vier Kategorien zugreifen, um die technischen Tools zu finden, die zu besseren Meetings beitragen. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass Technologieprobleme die gr\u00f6\u00dfte Sorge bei der Fernarbeit darstellen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass du \u00fcber einen soliden Tech-Stack verf\u00fcgst.<\/p>\n Top-Tools f\u00fcr Meetings: B\u00fcro-Equipment Du solltest nicht nur daf\u00fcr sorgen, dass dein B\u00fcro gut mit Ger\u00e4ten wie Whiteboards, Stiften, Schreibwaren und mehr ausgestattet ist, sondern auch eine effektive Meeting-Umgebung bieten. Unterbrechungen geh\u00f6ren zu den h\u00e4ufigsten St\u00f6rungen<\/a> bei Meetings am Arbeitsplatz. Dein Unternehmen sollte daher spezielle R\u00e4umlichkeiten schaffen, die vom Rest des B\u00fcros isoliert sind.<\/p>\n F\u00fcr einige Unternehmen wird dies ein Kinderspiel sein. Wenn du \u00fcber zus\u00e4tzliche R\u00e4ume oder ungenutzte Privatb\u00fcros verf\u00fcgst, kannst du diese ganz einfach in Meeting-R\u00e4ume umwandeln. Wenn du dagegen kosteng\u00fcnstige und effektive B\u00fcro-Umgebungen schaffen m\u00f6chtest, empfehlen wir dir, dich nach Meetingboxen umzusehen.<\/p>\n B\u00fcro-Telefonzellen sind kompakte, schalldichte und bel\u00fcftete R\u00e4ume, die mit allem ausgestattet sind, was du f\u00fcr Meetings ben\u00f6tigst. Sie bieten einen zentralen Schreibtisch, Sitzgelegenheiten f\u00fcr die Teilnehmer und in einigen F\u00e4llen sogar Videokonferenztechnik. Bei MEAVO<\/a> bieten wir eine Reihe von B\u00fcro-Kabinen an, die es deinen Teams erm\u00f6glichen, sich frei zu entfalten.<\/p>\n Besprechungskabine im B\u00fcro lassen sich ohne Ablenkungen betreten, falls du etwas Privatsph\u00e4re w\u00fcnschst. Da es sich um einen multifunktionalen Raum handelt, kannst du ihn entweder mit mehreren Teammitgliedern oder auch alleine nutzen, um konzentriert zu arbeiten. Die Flexibilit\u00e4t dieser R\u00e4ume macht sie in modernen Arbeitsbereichen unglaublich effizient, da sie nicht unbedingt f\u00fcr Meetings genutzt werden m\u00fcssen.<\/p>\n Wenn du deinen verf\u00fcgbaren Platz maximieren und die Produktivit\u00e4t sowohl innerhalb als auch au\u00dferhalb von Meetings steigern m\u00f6chtest, sind Besprechungskabinen ein idealer Ausgangspunkt. Mit diesen Meetingboxen und deinem neuen Tech-Stack bist du bereit, erstklassige B\u00fcro-Meetings abzuhalten.
Besonders in der heutigen Zeit der Remote-Meetings sind technologische Meeting-Tools wichtiger denn je. W\u00e4hrend Tech-Tools vor ein paar Jahren noch kaum eine Rolle spielten, sind sie heute von zentraler Bedeutung. Ohne Tools wie Zoom oder Google Meet w\u00fcrden manche Meetings gar nicht erst stattfinden. Diese Meeting-Plattformen erm\u00f6glichen Menschen, an Meetings auf der ganzen Welt teilzunehmen.<\/p>\nVideokonferenz-Tools<\/span><\/h3>\n
Dein B\u00fcro verf\u00fcgt h\u00f6chstwahrscheinlich \u00fcber ein zentrales System f\u00fcr die Terminplanung und das Projektmanagement. Deine Meetings sollten sich direkt in dieses System einbinden lassen, damit Mitarbeiter problemlos Meetings erstellen und diese in den Kalendern aller Teilnehmer anzeigen k\u00f6nnen. Du m\u00f6chtest nicht, dass deine Mitarbeiter Meetings aufgrund einer zu komplizierten Terminplanung verpassen.<\/p>\n
Virtuelle Whiteboards erm\u00f6glichen es Veranstaltern von Meetings, Ideen auszuarbeiten, Vorschl\u00e4ge aufzuschreiben und einen interaktiven Arbeitsbereich zu schaffen. Diese Meeting-Tools sind zwar nicht zwingend erforderlich, k\u00f6nnen sich aber als n\u00fctzlich erweisen, wenn du die Teilnahme und das Engagement bei Meetings steigern m\u00f6chtest.<\/p>\n
Besprechungsnotizen sind ein wichtiger Bestandteil moderner Meetings. Durch das Erstellen einer gemeinsamen Seite mit Notizen w\u00e4hrend eines Meetings k\u00f6nnen sich die Teilnehmer besser konzentrieren, da sie keine eigenen Notizen machen m\u00fcssen. Dar\u00fcber hinaus erm\u00f6glichen dir viele Tools, Aktionspunkte zu erstellen und an Mitarbeiter zuzuweisen, wodurch die Verantwortlichkeit in Meetings erh\u00f6ht wird.<\/p>\n
Auch wenn es den Anschein hat, dass mittlerweile jedes Meeting remote stattfindet, was einem Anstieg von 60\u2009% seit 2020<\/a> entsprechen w\u00fcrde, ist dies in Wirklichkeit nicht der Fall. Noch immer findet ein gro\u00dfer Teil der Meetings im B\u00fcro und pers\u00f6nlich statt. Aus diesem Grund sollte sich dein B\u00fcro auf n\u00fctzliche Meeting-Tools konzentrieren, die sich an deinem zentralen Standort befinden.<\/p>\n
Abschlie\u00dfende Gedanken
Meetings sind nur so gut wie die Tools, mit denen du sie durchf\u00fchrst. Bei effektiver Gestaltung sollten dein Tech-Stack und Equipment einfache und optimierte Meetings erm\u00f6glichen. Meeting-Tools gibt es in vielen Formen und Gr\u00f6\u00dfen, sie alle tragen jedoch zu einer effektiveren B\u00fcrokommunikation bei.<\/p>\n