Die Anpassung an flexible Arbeit ist eine der größten Veränderungen, die ein Unternehmen einführen kann, um Engagement, Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Durch die Vielzahl der Vorteile ist es nicht verwunderlich, dass heutzutage bereits über 80% aller Unternehmen flexible Arbeit bis zu einem gewissen Grad anbieten.
Wenn dein Unternehmen von den Vorteilen dieses Systems erfahren hat und es testen möchte, ist dies der richtige Ratgeber. Wir stellen die fünf wichtigsten Schritte vor, um den passenden flexiblen Arbeitsstil für dein Unternehmen zu finden, umzusetzen, die Ergebnisse zu messen und das System im Anschluss zu optimieren.
Dieser Artikel hilft dir dabei, die nötigen Schritte einzuleiten, um dein Unternehmen in das moderne Zeitalter der Interaktion am Arbeitsplatz zu führen.
Schritte zur flexiblen Arbeit: Bewerte die Bedürfnisse und Ziele deines Unternehmens
Der erste Schritt jeder neuen Initiative besteht darin, herauszufinden, warum dein Unternehmen überhaupt Veränderungen vornehmen möchte und welche Kernziele diese Entscheidung begründen. Möchtest du beispielsweise die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter verbessern, oder doch die Produktivität steigern? Sobald du deine Hauptziele definiert hast, kannst du ein messbares System erstellen, das den Erfolg oder Misserfolg der neuen Arbeitsweise nachweisen kann.
Anstatt mit den Hauptzielen zu beginnen, kannst du auch prüfen, was du verbessern möchtest. Hierzu eignet sich ein Gespräch mit deinen Mitarbeitern oder eine Begutachtung der internen HR-Daten. Somit lassen sich einige verbesserungswürdige Kernbereiche identifizieren, beispielsweise:
- Niedrige Mitarbeiterbindung
- Geringes Engagement bei der Arbeit
- Sinkende Zufriedenheit
Flexible Arbeitsformen können alle drei dieser Probleme am Arbeitsplatz verbessern. Über 58% der Umfrageteilnehmer gaben zum Beispiel an, dass ein flexibler Zeitplan ihre Arbeitszufriedenheit direkt verbessern würde.
Schritte zur flexiblen Arbeit: Identifiziere ein geeignetes flexibles Arbeitssystem
Sobald du herausgefunden hast, warum du diese Änderung umsetzen möchtest, kannst du damit beginnen, die spezielle Form der flexiblen Arbeit auszuwählen, die deinen Zielen am besten entspricht. Du kannst beispielsweise einen hybriden Ansatz, eine 4-Tage-Woche oder sogar flexible Zeitpläne anbieten.
Eine gute Möglichkeit, herauszufinden, was in deinem Büro die größte Wirkung erzielen würde, besteht darin, direkt mit deinen Mitarbeitern zu sprechen. Ganz gleich, ob du ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen leitest, das wichtigste Kapital sind nach wie vor deine Teams und Mitarbeiter. Wenn du direkt mit deinen Mitarbeitern sprichst oder eine unternehmensweite Umfrage versendest, kannst du wertvolle Ideen für die Umsetzung von Fernarbeit sammeln.
Die überwiegende Mehrheit deiner Mitarbeiter wird mit jedem Format zufrieden sein, aber flexible Arbeitszeiten und -orte sind im Allgemeinen die beste Wahl. Wenn du deine Mitarbeiter nach einem Grund fragst, werden sie wahrscheinlich die Work-Life-Balance als Hauptmotivation angeben, was mit einem flexiblen Arbeitsrahmen erreicht werden kann.
Schritte zur flexiblen Arbeit: Lege Richtlinien fest und beginne mit flexibler Arbeit
Nachdem du dich entschieden hast, wie du die flexible Arbeit in deinem Unternehmen umsetzen möchtest, solltest du die Richtlinien festlegen. Hast du beispielsweise eine Mindestzeit, die die Mitarbeiter im Büro verbringen müssen, oder lässt du ihnen völlige Freiheit?
Durch die Festlegung klarer Richtlinien wird sichergestellt, dass sowohl du als auch deine Mitarbeiter ein umfassendes Verständnis dafür haben, wie sich das Arbeitsleben verändern wird. Erstelle diese Richtlinien und verteile sie anschließend an jeden einzelnen Mitarbeiter. Halte nach Möglichkeit Meetings mit Managern ab, damit sie die Änderungen wiederum mit ihren Teams besprechen können.
Durch diese Kommunikationskette wird sichergestellt, dass jeder darüber informiert ist, wie er sich bei der Arbeit verhalten soll.
Schritte zu flexibler Arbeit: Einführung von Tools zur Überwachung von Produktivität und Wirkung
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Schaffung eines flexiblen Arbeitsplans besteht darin, den Mitarbeitern einen einfachen Übergang zu ermöglichen, ohne dass ihre Fähigkeit beeinträchtigt wird, sich am Arbeitsplatz effektiv einzubringen. Vor diesem Hintergrund solltest du nach kollaborativen Arbeitslösungen suchen.
Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom helfen bei Meetings, während Organisationsstrukturen wie ClickUp oder Trello bei der Verwaltung helfen können. Meistens ist das Tool nicht das Wichtigste, da Unternehmen lediglich ihre aktuellen Angebote erweitern müssen, um diese flexible Arbeitsform einzuführen.
Dieser Schritt ist unerlässlich, da er die Umstellung erleichtert und deinem Unternehmen den problemlosen Übergang zu dieser neuen Art der Arbeitsgestaltung ermöglicht.
Schritte zu flexibler Arbeit: Interviews führen, Daten prüfen und die Effektivität flexibler Arbeit bemessen
Nachdem dein flexibles Arbeitssystem einige Monate lang eingeführt wurde, ist es nun an der Zeit, die Ergebnisse zu messen. Es gibt einige Methoden, mit denen du Feedback einholen und die Auswirkungen dieser neuen Änderungen ermitteln kannst.
Du kannst zum Beispiel Mitarbeiterbefragungen nutzen, um zu verstehen, was deine Belegschaft über die Veränderungen denkt. Ebenso kannst du dir die Kennzahlen der jeweiligen Abteilungen ansehen, um sicherzustellen, dass sich die Produktivität verbessert.
Wenn du alle diese Daten an einem Ort sammelst, kannst du einen Bericht erstellen, der dir einen klaren Überblick darüber gibt, wie sehr flexible Arbeit deinem Unternehmen hilft.
Abschließende Gedanken
Die Einführung flexibler Arbeitsmodelle ist eine der wirkungsvollsten Veränderungen, die ein Unternehmen nutzen kann, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, das Engagement wiederzubeleben und die Produktivität zu verbessern. Um diesen Arbeitsrahmen optimal zu nutzen, sollten Unternehmen die in diesem Artikel beschriebenen Schritte durchführen.
Jeder dieser Schritte gibt ein klares Ziel vor und beschreibt den Weg zur Umsetzung und zum Erreichen des nächsten Schritts. Mit diesen fünf Schritten kann ein Unternehmen seine Strategie entwickeln, ein Rahmenwerk einführen und die Ergebnisse für zukünftige Verbesserungen messbar machen.
Diese Veränderungen werden zwar nicht über Nacht eintreten, aber sie umzusetzen, ist eine äußerst gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und deiner Belegschaft ein Versprechen zu geben – ein Versprechen, das zeigt, dass du offen für die Zukunft der Arbeit und deine Mitarbeiter bist.