Produktive Meetings sind alles andere als einfach. Insbesondere wenn der durchschnittliche Manager rund 50 % seiner Zeit in Meetings verbringt, sollten sich Unternehmen unbedingt darauf konzentrieren, dass jede einzelne Minute zählt.
Im Durchschnitt hindern etwa 70 % aller Meetings die Mitarbeiter daran, ihre Arbeit zu verrichten. Angesichts der Tausenden von Stunden, die jeder Mitarbeiter im Laufe seines Lebens in Meetings verbringt, stellt dies einen enormen Produktivitätsverlust für Unternehmen dar, es sei denn, Sie führen produktivere Meetings durch.
In diesem Artikel geben wir daher die drei wichtigsten Tipps für produktivere Meetings wieder und behandeln Folgendes:
- Fokus auf Zusammenarbeit
- Aktionspunkte einführen
- Tagesordnungen erstellen.
Lasst uns gleich loslegen.
Produktive Meetings: Fokus auf Zusammenarbeit
Zusammenarbeit ist ein wichtiges Tool, das am Arbeitsplatz gerne übersehen wird. Unsere relativ individualistisch geprägte Kultur innerhalb eines wettbewerbsorientierten Marktes führt leider häufig dazu, dass sich Mitarbeiter auf sich selbst konzentrieren und individuelle Erfolge in den Vordergrund stellen. Auch wenn es immer Aufgaben gibt, die wir alleine erledigen, kann die Zusammenarbeit ein wunderbares Instrument zur Verbesserung von Meetings sein.
Wenn Unternehmen Gruppen-Meetings einberufen, geht es in den meisten Fällen darum, ein Problem zu lösen. Anstatt den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, alleine Lösungsansätze zu entwickeln, lassen sich Besprechungsräume nutzen, um Menschen zur Zusammenarbeit zu bewegen. Im Meeting lassen sich hierzu die Teilnehmer in Kleingruppen aufteilen.
Jede Gruppe hat die gleiche Zeit, eine Lösung zu finden und zu entwickeln. Am Ende der Zeit kann jede Gruppe ihre Idee in 1-2 Minuten kurz vorstellen. Dies stellt nicht nur sicher, dass du für ein Problem gleich mehrere Lösungen parat hast, sondern trägt auch dazu bei, die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu fördern.
Während die Zusammenarbeit in Meetings zunächst etwas seltsam erscheinen mag, stellt sie eine wunderbare Möglichkeit dar, die Mitarbeiter zu motivieren, die Zufriedenheit in Meetings zu steigern und sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter gut als Team zusammenarbeiten.
Produktive Meetings: Aktionspunkte
Für produktivere Meetings sollten deine Mitarbeiter genau wissen, was sie aus der Besprechung mitnehmen. Wenn ein Meeting im Sande verläuft und ohne klare Ziele und Aktionspunkte endet, kann es für deine Mitarbeiter schwierig sein, den Zweck zu verstehen.
Um diesen Prozess so weit wie möglich zu vereinfachen und um langweilige Meetings zu verhindern, sollte dein Unternehmen relevante Maßnahmen ergreifen. Aktionselemente sind eine Liste von Kernaufgaben oder Verantwortlichkeiten, die dein Team nach einem Meeting ausführen wird. Diese Aktionen können entweder einfach sein oder bis zur Fertigstellung eines größeren Projekts reichen.
Es ist eine gute Idee, Aktionspunkte bestimmten Personen zuzuweisen. Obwohl dies überwältigend erscheinen mag, stellt das dadurch entstehende Verantwortungsgefühl sicher, dass die Aufgabe erledigt wird. Wenn du dagegen ein Meeting mit allgemeinen Team-Aktionspunkten beendest, nimmt sich möglicherweise niemand der Aufgabe an.
Betrachte Meetings daher als eine Möglichkeit, deinem Unternehmen neuen Schwung zu verleihen. Aktionspunkte sind der zusätzliche Anstoß, um alle auf den richtigen Weg zu bringen. Wenn dies zu einer natürlichen Routine deiner Meetings wird, werden produktive Meetings schnell zum Normalzustand. Deine Mitarbeiter wissen, warum sie anwesend sind, was sie nach dem Meeting tun müssen und welche Verantwortlichkeiten sie übernehmen.
Wenn du darüber hinaus klare Ziele in Form von Aktionspunkten formulierst, kannst du dein Meeting beschleunigen und somit auf lange Sicht Zeit sparen. Dieses zielorientierte Format erspart deinem Unternehmen viel Zeit und Arbeitsaufwand.
Nutze eine Tagesordnung, um mehr aus deinen Meetings herauszuholen
Tagesordnungen gehören zu den besten Tools, die jedem Unternehmen zur Verfügung stehen. Kurz gesagt ist eine Tagesordnung ein Dokument, das die wichtigsten Informationen über das Meeting zusammenfasst. Obwohl jedes Unternehmen dies etwas anders macht, kann das Dokument folgende Aspekte umfassen:
– Warum du das Meeting einberufen hast
– Was im Meeting besprochen wird
– Wer anwesend sein wird und welche Rolle er oder sie spielen wird
– Was du im Meeting erreichen möchtest
– Aktionspunkte während und nach des Meetings
– Zusätzliche Ressourcen, die Mitarbeiter vor dem Meeting lesen können
Die Erstellung einer Tagesordnung und die vorherige Verteilung an alle Teilnehmer ist der erste Schritt zur Ausrichtung eines produktiven Meetings. Tagesordnungen sind effektiv, weil sie allen Teilnehmern zeigen, dass du dir die nötige Zeit genommen hast, das Meeting zu planen und dass es zählt. Darüber hinaus tragen die zusätzlichen Ressourcen dazu bei, dass jeder so vorbereitet wie möglich in die Besprechung gehen kann.
Die Verwendung einer Tagesordnung ist ein absolutes Muss, wenn du produktivere Meetings abhalten möchtest. Wenn du anfängst, diese für jedes Meeting einzufordern, wirst du feststellen, dass die Zahl unproduktiver und sinnloser Meetings rapide abnimmt. Wenn die Leute vor der Ausrichtung deines Meetings klären müssen, warum es notwendig ist, wird möglicherweise Zeit verschwendet.
Wenn du aus diesem Artikel nur einen Punkt mitnehmen möchtest, dann, dass Tagesordnungen das wichtigste Werkzeug sind, das dir zur Verfügung steht, um die Produktivität von Meetings zu steigern. Weniger als 40 % der Arbeitsplätze verwenden derzeit Tagesordnungen, was bedeutet, dass dies eine Verbesserung ist, die die meisten Unternehmen dringend nötig haben.
Abschließende Gedanken
Meetings erscheinen oft als Glücksspiel. Während einige wie reine Zeitverschwendung erscheinen, können andere der Funke sein, um eine neue Kampagne zu starten, eine neue Idee oder ein neues Produkt zu entwickeln. Um die Produktivität zu steigern, sollte die zweite Art von Meetings unbedingt zum Standard werden.
Natürlich wird nicht jedes einzelne Meeting produktiv sein, egal wie sehr wir es auch versuchen. Dinge gehen schief, Ideen zünden nicht und Meetings verlaufen schlecht. Wenn du dich jedoch auf die drei Bereiche konzentrierst, die wir in diesem Artikel besprochen haben, kannst du eine effektivere Meeting-Strategie entwickeln. Mit diesen Tipps wirst du in kürzester Zeit produktivere Meetings durchführen.