Ganz gleich, ob du sie liebst oder hasst, wahrscheinlich hast du diese Woche einige Meetings im Kalender. Büro-Meetings finden überall in der Unternehmenswelt statt und ermöglichen es den Mitarbeitern, zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Allerdings gibt es auch viele Nachteile von Büro-Meetings, wobei unproduktive Sitzungen jedes Jahr über 24 Milliarden Stunden verschlingen.
Mitarbeiter verbringen jede Woche viel Zeit in Meetings – wertvolle Zeit, die sie alternativ auch mit Arbeit verbringen könnten. Die größte Frustration bei Meetings liegt nicht im Format selbst, sondern darin, dass Führungskräfte oder Manager mit Meetings häufig Zeit verschwenden, wobei eine E-Mail häufig ausreichend wäre.
Im Durchschnitt nimmt ein Mitarbeiter jede Woche an etwa 8 Meetings teil. Anstatt nur über die Nachteile von Meetings zu sprechen, möchten wir ein wenig Aufklärung betreiben. Wir gehen auf die größten Frustrationen bei Meetings ein und bieten umsetzbare Lösungen an, um sichtbare Veränderungen zu erzielen.
Somit wirst du in kürzester Zeit bessere Meetings veranstalten können.
Lass uns sofort loslegen.
Was sind die möglichen Nachteile von Büro-Meetings?
Der aktuelle Zustand der Meeting-Kultur ist ein wenig außer Kontrolle geraten. 58 % der Mitarbeiter geben an, dass ihre Meetings im Durchschnitt mehr als 30 Minuten dauern, was eine enorme Menge an Zeit ausmacht, die als produktive Arbeitszeit hätte gelten können. Während einige Besprechungen absolut notwendig sind und sogar zu Zeitersparnissen führen, ist dies bei den meisten nicht der Fall.
Hier sind einige der größten Nachteile von Büro-Meetings:
Sie können unproduktiv sein – wenn ein Meeting nicht mit klaren, umsetzbaren Aktionspunkten für die zukünftige Arbeit, neuen Informationen für Mitarbeiter oder zusätzlichen Erkenntnissen endet, handelt es sich wahrscheinlich um eine Zeitverschwendung für die Teilnehmer.
Meetings dauern zu lange – Muss dein Meeting wirklich 30 Minuten dauern? Hättest du es in 15 Minuten schaffen können? Wie wäre es mit 10 Minuten?
Meetings haben keine Struktur – Ohne eine klare Struktur haben Mitarbeiter möglicherweise das Gefühl, dass der Veranstalter nicht weiß, was er tun soll oder warum er die jeweiligen Personen zu der Besprechung eingeladen hat.
Routine-Meetings behindern die Arbeitszeiten – Wenn du eigentlich unnütze Routine-Meetings in enge Zeitpläne drängst, verschwendest du die Zeit deiner Mitarbeiter.
Auf Nachfrage nennen die meisten Mitarbeiter diese vier Bereiche als die größten Nachteile von Büro-Meetings. Glücklicherweise kann dein Team jeden einzelnen dieser Bereiche beheben und überwinden.
So reduzierst du die Nachteile von Office-Meetings
Um die Nachteile von Office-Meetings zu minimieren, gehen wir methodisch auf jedes der größten Mitarbeiterprobleme ein und bieten effektive Lösungen, die du umsetzen kannst.
Los geht’s.
So überwindest du zu lange Meetings
Längere Meetings können in einem Unternehmen schnell zur Gewohnheit werden. Wenn bestimmte Personen es gewohnt sind, ihre Besprechungen auf eine bestimmte Art und Weise durchzuführen, überschreiten sie möglicherweise häufig das Zeitlimit. Vertraue uns, wenn wir dir sagen, dass niemand lange Meetings möchte, bei denen die Zeitspanne überschritten wird. Tatsächlich sind bereits fast 40 % der Mitarbeiter während eines Meetings eingenickt.
Um deine Meetings so kurz und knapp wie möglich zu halten, solltest du dich daher auf klare Ziele konzentrieren. Was möchtest du in jedem 5-Minuten-Intervall abdecken? Wenn du nicht genau weißt, was du alle 5 Minuten erreichen möchtest, solltest du eine bessere Meetingstruktur schaffen, worüber wir in Kürze sprechen werden.
Konzentriere dich immer darauf, Meetings so schnell wie möglich zu absolvieren; jeder wird es dir danken. Wenn es unbedingt erforderlich ist, kannst du vorab Informationen verschicken, damit alle Teilnehmer auf dem Laufenden sind und schneller zum Kern des Problems vordringen können.
Wie du Meetings mehr Struktur verleihst und die Produktivität steigerst
Die Erstellung einer Tagesordnung ist eine der effektivsten Möglichkeiten, ein Meeting zu strukturieren. Versende vor deinem Meeting eine Tagesordnung, in der detailliert beschrieben wird, worum es in der Besprechung geht, warum sie stattfindet und was danach getan werden soll. Tagesordnungen gehören zu den besten Methoden, um deine Meetings zu optimieren.
Darüber hinaus kannst du zusätzliche Informationen in deine Tagesordnung aufnehmen, beispielsweise Studien oder Rezensionen, über die du sprechen möchtest. Dieser Ansatz stellt sicher, dass jeder bereits im Vorfeld weiß, worum es geht. Dies wird deine Meetings optimieren und eine produktivere Arbeitsatmosphäre schaffen.
Eine weitere gute Möglichkeit für zusätzliche Struktur zu sorgen, besteht darin, einen bestimmten Raum oder eine kollaborative Meetingbox zu reservieren. Ein externer Raum, in dem sich alle versammeln, sorgt dafür, dass die Teilnehmer pünktlich ankommen, um sofort loszulegen. Behandle alle Meetings als einen effizienten Betriebsprozess, reduziere Zeit, wo du kannst und halte dich vor allem an deine Tagesordnung.
So erneuerst du alteingesessene Meeting-Pläne
Wenn du einen der Hauptnachteile von Büro-Meetings überwinden möchtest, solltest du einen Blick auf den typischen Arbeitskalender eines jeden Mitarbeiters werfen. Wenn dir eine hohe Anzahl an Routine-Meetings auffallen, solltest du nachhaken. Bestimmte Teams, wie z. B. Softwareentwickler, die Agile verwenden, benötigen unbedingt eine morgendliche Besprechung, dein Marketing-Team jedoch möglicherweise nicht.
Finde heraus, welche Meetings notwendig sind und welche nur deshalb stattfinden, weil das Team die Dinge schon immer so gemacht hat. Du solltest ausgewählte Abteilungen befragen, ob bestimmte Meetings als Zeitverschwendung wahrgenommen werden. Reduziere die Anzahl der Meetings, wo immer es möglich ist.
Abschließende Gedanken
Büro-Meetings müssen keine reine Zeitverschwendung sein. Tatsächlich bieten Meetings im Büro viele Vorteile, die dein Team nutzen kann – wenn du sie richtig umsetzt. Indem wir uns auf die Hauptnachteile von Büro-Meetings konzentrieren, können wir diese einzeln angehen und effektive Lösungen zur Verbesserung der Gesprächskultur entwickeln.
Wenn du die 4 besprochenen Strategien befolgst, kannst du Meetings organisieren, die deine Mitarbeiter einbeziehen, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu vergeuden. Somit kommen deine Mitarbeiter nicht nur gerne zu den Meetings, sondern du erhältst auch alle wichtigen Informationen, die du brauchst, um deinen Arbeitsalltag erfolgreich zu gestalten.