Wir alle kennen das Gefühl, wenn wieder einmal eine Meeting-Anfrage in unserem Posteingang landet und wir nur noch stöhnen möchten. Tatsache ist, dass die meisten Meetings schlecht organisiert, schlecht strukturiert und eigentlich nur eine reine Zeitverschwendung sind. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Person, die das Meeting leitet, keine klare Vorstellung davon hat, warum sie die Leute überhaupt einlädt. Leider ist es schwieriger als man denkt, effektive Meetings zu organisieren.
Wenn man bedenkt, dass über 50 % aller Meetings als „Zeitverschwendung“ angesehen werden, muss dein Unternehmen die Kultur ändern, um jede Meeting-Minute so produktiv wie möglich zu gestalten. In manchen Fällen reicht es einfach aus, die Gesamtzahl der wöchentlichen Meetings zu reduzieren.
Um jedoch effektive Meetings abzuhalten, gibt es eine Reihe von Strategien, die du anwenden kannst. In diesem Artikel widmen wir uns daher einigen der wirkungsvollsten Strategien und Tipps, die dir dabei helfen können, Meetings effektiver durchzuführen. Legen wir los!
Strategien für ein effektives Office-Meeting
Effektive Meetings müssen nicht zwangsläufig kompliziert sein. In den meisten Fällen ist die Frustration bei Meetings auf das Fehlen eines Zwecks sowie einer klaren Struktur zurückzuführen. Wenn du dich auf diese Bereiche konzentrierst, kannst du deine Meetings verfeinern und klar aufzeigen, warum sie notwendig sind.
Im Folgenden finden sich einige der wichtigsten Strategien für die Durchführung eines effektiven Meetings.
Verwende Besprechungspläne
Tagesordnungen sind eine gute Möglichkeit, jedem Teilnehmer genau zu zeigen, warum er oder sie anwesend ist. Beziehe weitere Aspekte mit ein, zum Beispiel, was im Meeting besprochen wird und was du erreichen möchtest. Eine Tagesordnung stellt sicher, dass sich die Leute an deinem Meeting beteiligen, da sie verstehen, warum du sie einberufen hast – Du solltest unbedingt vermeiden, dass deine Meetings wie ein spontanes Ereignis wirken!
Beschränke Meetings auf 15 Minuten
Als allgemeine Faustregel gilt, dass Meetings nicht länger als 30 Minuten dauern sollten. Allerdings sind 30 Minuten eine relativ lange Zeitspanne, denn auch vor und nach dem Meeting verbringen deine Mitarbeiter wahrscheinlich weitere Zeit damit, auf den Beginn des Meetings zu warten oder schieben Aufgaben auf, da sie wissen, dass bald ein Meeting ansteht. 15 Minuten sind deshalb eine viel bessere Zeitspanne, damit deine Mitarbeiter so schnell wie möglich ein- und aussteigen können. Diese zeitliche Begrenzung führt auch dazu, dass die Veranstalter ihre Meetings auf die wesentlichen Themen konzentrieren. Für die überwiegende Mehrheit der Meetings ist kurz und knapp immer die bessere Wahl.
Beende Meetings mit Aktionspunkten
Am Ende deiner Meetings solltest du dir immer die Zeit nehmen, die nächsten Schritte genau festzulegen. Lass dein Meeting nicht enden, ohne dass Aktionspunkte für alle Anwesenden festgelegt werden. Du solltest allen Personen Aufgaben zuweisen und somit dein Meeting in ein Sprungbrett für mehr Produktivität verwandeln. Meetings mit Aktionspunkten tragen dazu bei, Fortschritte zu erzielen und sicherzustellen, dass jede aufgewendete Minute zu produktiverer Arbeit führt.
Um ein effektives Office-Meeting durchzuführen, solltest du dich auf den Mehrwert konzentrieren, den du lieferst. Ganz gleich, ob du neue Informationen teilen, ein Brainstorming durchführen oder einen neuen Kampagnenplan ausarbeiten möchtest, stell sicher, dass alles Wesentliche im Meeting ausgearbeitet wird.
Wenn du nicht abschätzen kannst, ob oder welchen Wert dein Meeting haben wird, sage es notfalls einfach ab.
So verbesserst du die Teilnahme an Meetings
Wenn es in deinen Meetings an Gesprächen mangelt, gibt es eine einfache Lösung. Du solltest dir die Zeit nehmen, noch einmal zu hinterfragen, wer eigentlich an der Besprechung teilnimmt. Wenn du ein ganzes Team zu einem Meeting einlädst, das eigentlich nur zwei Personen betrifft, verschwendest du Zeit für viele Mitarbeiter. Wenn Menschen in Meetings nicht sprechen, haben sie in den meisten Fällen einfach nichts Relevantes zu sagen. Falls dies der Fall ist, sollten sie gar nicht erst am Meeting teilnehmen.
Indem du die Liste der Personen, die du zu einem Meeting einlädst, verfeinerst, kannst du gleichzeitig die Gespräche am Laufen halten, da jeder Teilnehmer etwas Wichtiges zu sagen hat. Verschwende keine Zeit deiner Mitarbeiter, indem du sie zu etwas einlädst, an dem sie nicht teilnehmen müssen. Vertraue uns – alle werden es dir danken.
Nutze Feedback, um deine Meetings zu verbessern
Feedback für Meetings gibt deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu öffnen, was im Umkehrschluss auch die Qualität der Meetings gewährleistet. Nach einem Meeting kannst du eine kurze ein- bis zweiminütige Umfrage verschicken, in der Fragen zum Meeting gestellt werden. Du kannst beispielsweise fragen, ob das Meeting notwendig war, ob den Mitarbeitern das Meeting gefallen hat und ob der Veranstalter ausreichend vorbereitet war.
Dies ermöglicht es den Mitarbeitern in erster Linie, Feedback an den Veranstalter und an das Unternehmen als Ganzes zu geben. Im Laufe der Zeit kann dies den Menschen dabei helfen, ihre Meeting-Strategie zu verbessern und effektiver zu organisieren. Allerdings sind diese Daten auch hilfreich, wenn es darum geht, herauszufinden, wer gut darin ist, Meetings zu leiten, und wer noch ein wenig Nachhilfe gebrauchen könnte.
Falls deine Manager ständig schlechtes Meeting-Feedback und schlechte Bewertungen von Mitarbeitern erhalten, solltest du mit ihnen über ihren Ansatz sprechen. Wird zusätzliche Hilfe benötigt, kannst du auch Bildungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen, um die Meetings zu verbessern. Ebenso sollte man sie fragen, warum sie so viele Meetings einberufen und ihre Perspektive diesbezüglich ändern, damit die Zufriedenheit der gesamten Belegschaft steigt.
Wenn du Feedback zur Verbesserung deiner Meetings nutzt, ist es wichtig, dass die Antworten anonym bleiben. Wenn die Leute wissen, dass die Personalabteilung sieht, wer bestimmte Kommentare abgibt, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich geringer, dass du ehrliche Antworten erhältst.
Abschließende Gedanken
Effektive Meetings sind nicht unmöglich. Während wir momentan eine eher frustrierende Periode voller schlechter Meetings und sinnloser „Nachholgespräche“ durchleben, kann dein Unternehmen diese Gewohnheiten überwinden und eine bessere Meeting-Kultur aufbauen.
Mit der Zeit wirst du durch die Einbeziehung der Strategien in diesem Artikel in der Lage sein, die durchschnittliche Qualität deiner Meetings signifikant zu verbessern. Auch wenn dies nicht über Nacht passiert, wird jede Bewegung in die richtige Richtung dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und deine Meetings zu optimieren. Nach ein paar Monaten wirst du bereits feststellen, dass deine effektiven Meetings zu einem integralen Bestandteil deines Unternehmens geworden sind.