Wir alle kennen die Horrorgeschichten von zu vielen und zu langen Meetings nur allzu gut – und haben sie wahrscheinlich auch selbst schon erlebt. Ganz gleich, ob dein Manager gerne ein paar Minuten länger redet oder dein Kalender mit aufeinanderfolgenden Meetings überfüllt ist, Mitarbeiter befinden sich in einer frustrierenden Zeit, in der jeder spontan Meetings veranstalten kann. Allerdings müssen nicht alle Meetings schlecht sein. Regelmäßige Meetings im Büro bieten tatsächlich unglaubliche Vorteile – wenn du sie richtig umsetzt.
Um die Vorteile regelmäßiger Meetings zu nutzen, musst du zum Kern des Problems vordringen. Warum findet dieses Meeting überhaupt statt? Was werden alle daraus mitnehmen? Falls du dir nicht sicher bist, warum du an einem wöchentlichen Meeting teilnehmen und die vorherigen Fragen nicht beantworten kannst, dann ist es Zeit für eine Veränderung.
In diesem Artikel gehen wir auf die Vorteile regelmäßiger Meetings im Büro ein und zeigen, wie du den frustrierendsten Teil der Woche zu deinem Vorteil verwandeln kannst. Lass uns gleich loslegen.
Entdecke die Vorteile regelmäßiger Büro-Meetings
Regelmäßige Meetings im Büro, ob Team- oder Einzelgespräch, können sich positiv auf deinen Arbeitsplatz auswirken und allen dabei helfen, auf Kurs zu bleiben und die nötige Unterstützung zu erhalten. Während die meisten Unternehmen Meetings nur als Gelegenheit zum Informationsaustausch sehen, solltest du auch das Format anpassen, um die Meetings genau nach deinen Wünschen zu gestalten.
Wenn dir beispielsweise auffällt, dass ein Mitarbeiter Aufgaben nicht nach den gewünschten Vorgaben einreicht, kann ein regelmäßiges 1:1-Meeting Abhilfe schaffen, bei dem die Arbeitsbelastung besprochen und Unterstützung angeboten wird. Als Manager hast du die Macht, deinen Arbeitsplatz attraktiv zu gestalten. Regelmäßige Meetings können zum Herzstück dieser Bemühungen werden und einen Raum zum Austausch von Ideen bieten, die Arbeitsmoral deiner Mitarbeiter stärken und sicherstellen, dass sich jeder bei der Arbeit unterstützt fühlt.
Regelmäßige Meetings bieten zahlreiche Vorteile:
– Verbesserte Produktivität
– Optimierte Abläufe
– Verbessertes Wohlbefinden und gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeiter
In den folgenden Abschnitten werfen wir einen genaueren Blick auf diese 3 Punkte.
Wie können regelmäßige Office-Meetings zu einer produktiveren Belegschaft beitragen?
Die meisten Menschen auf der Welt haben sich bereits an einen flexibleren Arbeitsstil gewöhnt. Ob komplett remote oder ein hybrider Ansatz, die Arbeitswelt hat sich verändert. Derzeit hat nur etwa jedes dritte Büro Nachteile aufgrund von flexibler Arbeit, sodass dieser Trend wahrscheinlich anhalten wird.
Angesichts dieser neuen hybriden Arbeitskultur können regelmäßige Meetings – persönlich oder online – eine fantastische Möglichkeit sein, alle auf dem Laufenden zu halten. Eine Teambesprechung an einem Montag oder Donnerstag (niemand möchte ein Meeting am Freitag) ermöglicht allen, zusammenzukommen und Fortschritte auszutauschen. Damit deine Belegschaft so produktiv wie möglich arbeitet, ist dies eine großartige Möglichkeit, um positives Feedback auszutauschen.
Auch wenn es rückständig erscheinen mag: Konzentriere dich bei diesen wöchentlichen Meetings nicht nur auf die Dinge, die dein Team tun muss, sondern feier auch Erfolge. Positives Feedback von Managern kann das Engagement, die Zufriedenheit und die Produktivität der Mitarbeiter radikal steigern.
Diese regelmäßigen Meetings können für deine Mitarbeiter zu einem Punkt der Freude werden und dazu beitragen, dass alle bei der Arbeit erfolgreich sind.
So setzt du Aktionspunkte in Meetings um
Eine der effektivsten Möglichkeiten, regelmäßige Meetings effektiver zu gestalten, besteht darin, dass alle das Meeting mit klaren, umsetzbaren Aktionspunkten verlassen, um das Besprochene umzusetzen. Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, warum er oder sie an der Besprechung teilgenommen hat und welche Aufgaben erledigt werden müssen. Bevor du das Meeting verlässt, kannst du durch die Festlegung deiner Aktionspunkte dazu beitragen, im Meeting einen Mehrwert zu schaffen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Sobald du die Aktionspunkte festgelegt hast, ist es wichtig, diese später weiterzuverfolgen. Während einige Unternehmen über automatische Tools verfügen, die Aufgaben und Arbeitsbelastungen nachverfolgen können, kannst du dies auch mit der guten alten E-Mail erledigen. Richte eine Erinnerung auf deinem Gerät ein, um 24 oder 48 Stunden nach dem Meeting eine Folge-E-Mail zu versenden.
Dies gibt deinem Team die Zeit, mit der Arbeit an den von dir erstellten Punkten zu beginnen, und trägt dazu bei, den Prozess zu optimieren. Regelmäßige Meetings in Kombination mit Aktionspunkten sind dementsprechend ein fantastisches Werkzeug für die Produktivität.
Nutze regelmäßige Büro-Meetings, um das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter zu verbessern
Das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist seit einigen Jahren ein heißes Thema, und Unternehmen auf der ganzen Welt erkennen allmählich, wie wichtig die psychische Gesundheit ihrer Arbeitnehmer ist. Derzeit verfügen 52 % der Unternehmen über ein betriebliches Wellnessprogramm, das nachweislich die Produktivität um 66 % und die Mitarbeiterzufriedenheit um 67 % steigert.
Über die bloße Einrichtung eines Wellness-Programms hinaus kannst du regelmäßige Einzelgespräche mit Mitarbeitern führen, um sich auf die psychische Gesundheit zu konzentrieren. Schiebe in deinen Einzelgesprächen das Thema „Produktivität“ für einen Moment beiseite und konzentrieren dich darauf, wie sich der Mitarbeiter fühlt. Du kannst ihre aktuelle Arbeitsbelastung besprechen, ob sie sich unterstützt fühlen und ob du ihnen die Arbeit erleichtern kannst.
Regelmäßige Besprechungen im 1:1-Format schaffen einen privaten Raum, in dem Mitarbeiter ihre Probleme besprechen können. Du kannst einen großen Beitrag zur Verbesserung des Wohlbefindens und der Zufriedenheit deiner Mitarbeiter leisten, wenn du zur Verfügung stehst und Hilfe anbietest.
Abschließende Gedanken
Regelmäßige Meetings sind weitaus mehr als nur Zeitverschwendung. Mit der richtigen Herangehensweise kannst du diese regelmäßigen Meetings in einen wichtigen Faktor für Produktivität, Wohlbefinden und Zufriedenheit deiner Mitarbeiter umwandeln. Mithilfe der Tipps, die wir in diesem Artikel beschrieben haben, bist du auf dem besten Weg, um optimale Meeting-Orte zu schaffen.
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