Organiser des réunions de travail productives peut parfois sembler difficile. Lorsqu’on sait que l’employé de direction moyen passe 50 % de son temps en réunion, les entreprises doivent s’efforcer de tirer le meilleur parti de chaque minute.
En moyenne, environ 70% des réunions de travail empêchent les employés de réaliser leurs tâches. Compte tenu des milliers d’heures que chacun d’eux passe en réunion au cours de sa vie, cela représente une énorme perte de productivité pour votre business. À moins, bien sûr, que vous ne commenciez à organiser des réunions de travail plus productives.
Dans cet article, nous passerons en revue les 3 meilleurs conseils dans ce sens, notamment :
- Se concentrer sur la collaboration
- Utiliser des points d’action
- Créer des agendas de réunions de travail
Allons-y.
Réunions de travail productives : miser sur la collaboration
La collaboration est un outil souvent négligé sur le lieu de travail. Venant de cultures assez individualistes au sein d’une machine capitaliste compétitive, les employés peuvent se concentrer sur eux-mêmes et donner la priorité aux victoires individuelles. Mais même s’il y aura toujours des tâches que nous accomplirons seuls, la collaboration peut être un formidable outil pour améliorer les réunions.
La plupart du temps, lorsqu’elles convoquent une rencontre de groupe, les entreprises cherchent à résoudre un problème. Au lieu de demander des suggestions de solutions individuelles, vous pouvez utiliser les espaces de réunion pour amener les gens à travailler ensemble, en les divisant en petits groupes.
Chaque groupe disposera du même délai pour trouver et développer une solution, qu’il présentera rapidement en 1 à 2 minutes à la fin du temps imparti. En plus de vous garantir d’avoir un certain nombre de solutions prêtes à l’emploi pour un problème, cela contribue aussi à renforcer la collaboration sur le lieu de travail.
Il est vrai que la collaboration en réunion peut sembler inhabituelle au début. Cependant, une fois le processus lancé, cela peut être un excellent moyen de maintenir l’engagement des gens, d’augmenter la satisfaction lors des réunions et de garantir que vos employés travaillent bien en équipe.
Réunions de travail productives : utiliser des points d’action
Pour des réunions de travail plus productives, il est nécessaire que vos employés sachent exactement ce qu’ils en retirent. Si un meeting tourne mal et se termine sans objectifs clairs ni tâches à accomplir, les employés peuvent avoir du mal à en cerner l’utilité.
Afin de fluidifier ce processus autant que possible et d’éviter les réunions inefficaces, votre entreprise devrait se tourner vers les points d’action. Il s’agit d’une liste de tâches, ou de responsabilités essentielles, que votre équipe doit exécuter après une réunion. Ces actions peuvent être aussi simples que de créer un document, mettre à jour quelque chose, ou prendre des mesures pour terminer un projet plus important. De plus, il est judicieux d’attribuer des tâches spécifiques à des individus désignés.
Bien que cela puisse sembler intimidant, le sentiment de responsabilité qui en découle garantit que la tâche sera absolument accomplie. En effet, lorsque vous clôturez une réunion avec des points d’actions généraux pour l’équipe, vous constaterez peut-être que personne ne se montre à la hauteur de la tâche.
Alors, considérez les réunions comme un moyen de créer une dynamique dans votre entreprise. Les points d’action sont cette poussée supplémentaire dont vous avez besoin pour mettre tout le monde sur la bonne voie. Lorsque cela deviendra une habitude, vous constaterez que les réunions de travail productives sont chose courante dans votre entreprise. Les participants comprennent alors l’objectif de leur présence, les actions à entreprendre après la réunion et leurs responsabilités précises.
De plus, si vous avez des objectifs clairs sous forme de points d’action, vous pourrez accélérer votre rencontre. Ce faisant, vous ferez économiser beaucoup de temps et d’efforts aux employés de votre entreprise à long terme.
Utiliser un agenda de réunion de travail pour tirer le meilleur parti de vos meetings
Les agendas ou ordres du jour de réunion sont parmi les outils les plus puissants dont dispose toute entreprise. En bref, ce sont de petits documents qui résument les informations essentielles sur chaque rencontre. Bien que leur création diffère d’une entreprise à l’autre, ils peuvent inclure les aspects comme :
- La raison pour laquelle vous avez convoqué la réunion
- Ce dont vous discuterez lors de la réunion
- Qui sera là et quel sera son rôle
- Ce que vous réaliserez lors de la réunion
- Les points d’action que vous développerez et emporterez
- Les ressources supplémentaires que les employés peuvent lire avant la réunion
Créer un ordre du jour et le distribuer à tous les participants à l’avance est la première étape pour organiser une réunion productive. Les agendas sont efficaces car ils montrent à tout le monde que vous avez pris le temps de planifier cette rencontre, la rendant importante. De plus, les ressources complémentaires aideront chacun à arriver à la réunion aussi préparé que possible.
Si vous commencez à exiger un agenda pour chaque rencontre, vous verrez que le nombre de réunions improductives et inutiles diminue rapidement. En effet, lorsque les gens doivent expliquer la nécessité d’un meeting avant de le convoquer, ils peuvent se rendre compte qu’ils ne font que perdre du temps.
Ce qu’il faut retenir de cet article c’est que les ordres du jour de meeting sont l’outil clé dont vous disposez pour stimuler la productivité des réunions de travail. Étant donné que moins de 40 % des lieux de travail utilisent actuellement des agendas, cela représente une opportunité d’amélioration significative.
Dernières Considérations
Les réunions peuvent être un vrai jeu de hasard. Certaines ressemblent à une perte totale de temps. Mais d’autres peuvent être l’étincelle dont vous avez besoin pour lancer une nouvelle campagne, développer une nouvelle idée ou créer un nouveau produit. Pour améliorer la productivité de vos meetings, vous devriez chercher à reproduire plus souvent ce second type de rencontre.
Cependant, malgré tous nos efforts, il est inévitable que certaines réunions ne soient pas productives. Des imprévus surviennent, des malentendus se produisent, et certains meetings tournent mal. En vous concentrant sur les trois domaines abordés dans cet article, vous serez en mesure de créer une stratégie plus efficace, et d’organiser des réunions de travail productives en un rien de temps.