Que vous les aimiez ou non, il y a de fortes chances que vous en ayez au moins quelques-unes au programme cette semaine. Les réunions de travail sont absolument partout dans le monde de l’entreprise, permettant aux personnes de communiquer et de partager des informations. Cependant, elles présentent également de nombreux inconvénients, les séances improductives coûtant plus de 24 milliards d’heures annuellement.
En effet, les travailleurs passent beaucoup de temps en réunion chaque semaine, temps qu’ils pourraient également consacrer au travail. Le principal soucis avec les réunions n’est pas le format en soi, mais le fait que les dirigeants ou les managers en organisent uniquement pour perdre du temps. Cela fait penser à la célèbre phrase « On aurait pu s’envoyer un e-mail ».
En moyenne, un employé assiste environ à huit meetings chaque semaine. Au lieu de nous limiter aux inconvénients des réunions de travail, nous sommes ici pour remettre les pendules à l’heure. Nous allons passer en revue les principales frustrations liées aux réunions, et proposer des solutions concrètes à suivre.
Ainsi, vous serez bientôt en mesure d’organiser des réunions plus productives. Allons-y.
Quels sont les potentiels inconvénients des réunions de travail ?
L’état actuel de la culture des réunions est devenu un peu incontrôlable. En effet, 58 % de salariés déclarent que leurs réunions durent en moyenne plus de 30 minutes, ce qui représente une énorme quantité d’heures de travail improductives. Si certaines rencontres sont absolument nécessaires, et même susceptibles de favoriser un gain de temps, ce n’est pas le cas de la plupart d’entre elles.
Voici quelques-uns des principaux inconvénients des réunions de travail :
- Elles peuvent être improductives : Si une réunion ne se termine pas par des points clairs et actionnables pour de futurs travaux, de nouvelles informations pour les employés ou de perspectives supplémentaires, cela pourrait être une perte de temps.
- Les réunions durent trop longtemps : Votre réunion doit-elle vraiment durer 30 minutes ? Est-ce que 15 ou 10 pourraient suffire ?
- Les réunions semblent sans structure : Sans une structure de réunion claire, les employés peuvent avoir l’impression que l’organisateur ignore ce qu’il fait, ou la raison pour laquelle il les a convoqués.
- Les réunions de routine bloquent les heures de travail : Si vous avez des réunions d’équipe traditionnelles, inscrites dans les calendriers mais inutiles, vous pourriez faire perdre du temps aux gens.
La plupart des employés interrogés identifient ces quatre points comme les principaux inconvénients des réunions de travail. Heureusement, chacun d’entre eux peut être amélioré et surmonté par votre équipe, pour passer à de meilleures réunions.
Comment minimiser les inconvénients des réunions de travail ?
Afin de minimiser les inconvénients des réunions de travail, nous allons examiner méthodiquement chacune des principales préoccupations des employés. Nous proposerons ensuite des solutions efficaces que vous pourrez mettre en œuvre.
Allons-y.
Comment éviter les réunions interminables ?
Les réunions qui s’éternisent peuvent devenir une habitude dans une entreprise. S’il y a des personnes qui mènent généralement leurs meetings d’une certaine façon, elles peuvent souvent dépasser les limites de temps. Vous pouvez nous croire, personne n’aime participer à une réunion qui déborde. En fait, les meetings qui durent trop longtemps peuvent même amener les gens à s’endormir, avec presque 40 % des salariés ayant déjà piqué du nez en réunion.
Pour que vos réunions soient aussi courtes que possible, concentrez-vous sur des objectifs clairs tout au long de la rencontre. Que voulez-vous couvrir dans chaque intervalle de 5 minutes ? Si vous ne le savez pas clairement, vous devez créer une meilleure structure de réunion, ce dont nous parlerons plus tard.
Cherchez toujours à mener les réunions le plus rapidement possible ; tout le monde vous en remerciera. En cas de nécessité absolue, vous pouvez envoyer des informations préliminaires pour informer chacun à l’avance. Cela vous permettra d’aller au cœur du problème encore plus vite.
Comment mieux structurer les réunions pour augmenter la productivité ?
La création d’un ordre du jour est l’un des moyens les plus efficaces de structurer une réunion. Envoyez-le avant la rencontre, en détaillant le sujet, l’objectif et les points d’action à retenir.
De plus, vous pouvez inclure des informations supplémentaires dans votre agenda, comme des études ou rapports dont vous discuterez. Cette approche garantit que lorsque vous arrivez en réunion, tout le monde soit préparé. Cela contribue à rationaliser les conversations et à se concentrer sur la création d’un espace de réunion productif.
Une autre excellente façon de donner plus de structure est de désigner une pièce spécifique ou une cabine de bureau collaborative pour la réunion. En effet, avoir un espace extérieur dédié encourage la participation, le respect des horaires et la concentration. Considérez les réunions comme une opération d’entrée et de sortie, réduisez le temps lorsque vous le pouvez et respectez avant tout votre ordre du jour.
Comment réorganiser les calendriers des réunions de routine?
Pour surmonter l’un des principaux inconvénients des réunions de travail, jetez un œil au calendrier type d’un employé. Si vous remarquez un nombre élevé de réunions de routine, commencez à vous interroger. Certains départements, comme ceux de développement logiciel utilisant Agile, peuvent avoir besoin d’une rencontre matinale, mais pas forcément votre équipe marketing.
Découvrez quelles réunions sont nécessaires, et lesquelles ont lieu uniquement parce que c’est ainsi que l’équipe fonctionne depuis toujours. N’hésitez pas à sonder les différents départements pour identifier les meetings jugés inefficaces, et réduisez-en le nombre autant que possible.
Dernières Considérations
Les réunions de travail ne sont pas forcément une perte totale de temps. En fait, elles peuvent offrir de nombreux avantages à votre équipe, à condition de les organiser correctement. En abordant les principaux inconvénients des réunions de travail un à un, il est possible de créer des solutions efficaces pour améliorer la culture de meetings.
En suivant les quatre stratégies décrites dans cette liste, vous serez en mesure de créer des réunions qui engagent vos employés, sans prendre trop de temps. Non seulement ils seront plus heureux d’y assister, mais chacun en sortira avec les informations nécessaires pour bien accomplir ses tâches quotidiennes.