Organiser des réunions dynamiques et engageantes est un véritable défi. Entre technologies capricieuses, mauvaises connexions et environnements inconnus, les obstacles ne manquent pas. Or, pour des réunions efficaces, il est crucial d’impliquer tous les participants. Sans communication claire et aisée, vos réunions peineront à décoller.
Selon le Rapport “International Meetings Statistics 2022” de l’Union des Associations Internationales, la productivité des réunions et l’engagement au travail sont étroitement liés. Selon 55 % des salariés, les réunions productives contribuent à une plus grande satisfaction au travail. Il faut savoir que la satisfaction au travail et la productivité globale sont étroitement liées, un engagement élevé entraînant de hauts niveaux de réussite professionnelle.
De ce fait, les stratégies que votre entreprise met en œuvre pour créer des réunions efficaces auront également un impact sur la productivité globale au travail. Si vous maîtrisez l’art du meeting, toute votre entreprise en profitera. Sans plus attendre, voici nos meilleures stratégies pour stimuler l’engagement et l’interaction lors des réunions de travail.
Brise-glaces et Dynamiseurs
Les brise-glaces en réunion sont une technique couramment utilisée dans les cultures d’entreprise pour stimuler la participation. Même si beaucoup de personnes en ont parfois assez de ce format, c’est une stratégie indéniablement utile pour les équipes qui ne se connaissent pas encore bien.
Les brise-glaces sont des questions générales faciles à répondre. Il peut s’agir de jeux comme « Deux vérités, un mensonge », de « Que préférez-vous ? », ou de questions ouvertes telles que « Quels sont les trois personnages célèbres, vivants ou morts, que vous inviteriez à votre dîner ? ».
Les brise-glaces sont fantastiques pour les petits groupes lorsque vous avez besoin de lancer la conversation. Cependant, s’ils peuvent être très engageants au début, pour une équipe déjà établie, ils peuvent vite devenir lassants. Assurez-vous d’adapter l’utilisation de cette stratégie à l’environnement dans lequel vous vous trouvez.
Création d’un Environnement Sûr et Inclusif
Vous souhaitez que les employés participent aux réunions, en proposant leurs options et idées ? Alors, vous devez vous assurer qu’ils se sentent à l’aise. Environ 20 à 40 % des personnes sont introverties, ce qui signifie qu’elles seront moins enclines à proposer des idées si elles ne se sentent pas à l’aise.
C’est pourquoi en tant qu’organisateur de réunions, il est important de créer un espace de communication ouverte. Vous pouvez le faire de plusieurs manières :
- Recueillez des commentaires : Offrez la possibilité aux employés de laisser des commentaires anonymes à la fin d’une réunion. Demandez-leur s’ils se sentent à l’aise, et ce que vous pouvez faire pour rendre l’environnement plus accommodant. Tenez compte de ce feedback et appliquez-le.
- Instaurez un rôle rotatif de “challenger” : Un challenger de réunion est un rôle rotatif que vous attribuez à un participant. Cette personne joue le rôle de l’avocat du diable, proposant des idées alternatives ou des perspectives différentes. Cela fait en sorte que les gens s’habituent à prendre la parole lors des réunions.
- Surveillez la participation : Assurez-vous de noter ceux qui parlent durant les rencontres. Si vous remarquez que quelqu’un ne s’exprime pas, contactez-le en privé pour voir si vous pouvez faire quelque chose afin qu’il se sente plus à l’aise.
Ces trois étapes contribueront grandement à créer un environnement plus ouvert, plus tolérant et plus fluide sur le plan des conversations.
Conception d’Agenda et Gestion du Temps
Les agendas sont un outil essentiel pour des meetings efficaces. Ils permettent non seulement de réduire les réunions d’environ 80 %, mais également de stimuler la participation de tous. Lorsqu’une rencontre démarre sans que personne ne sache de quoi il va être question, beaucoup doutent de leurs idées et hésitent à les partager. C’est particulièrement vrai pour les membres les plus introvertis de votre équipe.
Cependant, en distribuant un ordre du jour à l’avance, vous donnez aux participants le temps de rassembler des ressources et d’élaborer des arguments plus concrets. Cela aidera les personnes plus réservées à sortir de leur coquille et à s’exprimer pendant la réunion.
Les agendas sont remarquables parce qu’ils peuvent complètement changer la dynamique d’une réunion. Sans ordre du jour, ceux qui prennent la parole sont généralement les individus les plus confiants de la salle. En revanche, une fois que vous commencez à utiliser des agendas, chacun a une chance égale de participer à la réunion.
Si l’on ajoute à cela le fait que les ordres du jour permettent d’économiser du temps, on obtient une stratégie gagnante sur toute la ligne.
Attribution de Rôles et Responsabilités
Parallèlement à l’utilisation des ordres du jour, il est nécessaire d’attribuer des rôles et des responsabilités avant la réunion. Au lieu de transformer vos rencontres en conversations à sens unique, où une seule personne explique ses idées et ses conclusions au reste de l’équipe, vous devriez vous efforcer de les structurer de manière plus participative.
Avant la réunion, attribuez les segments de la discussion à différents membres de votre équipe. En donnant à chacun quelques minutes pour couvrir un aspect clé du sujet, vous vous assurez que les gens consacrent plus de temps à l’interaction pendant la réunion.
De plus, sachant qu’ils prendront la parole à un moment donné, ils sont plus susceptibles de rester alertes et de prêter attention aux interventions des autres. Au fil du temps, cela peut aider à garantir une écoute attentive chez chaque participant, créant un environnement soudée où tous les membres de votre équipe contribuent.
Même si cette stratégie ne changera pas la dynamique de votre lieu de travail du jour au lendemain, elle peut vous aider à organiser de meilleures réunions et des sessions de groupe plus productives.
Dernières Considérations
Les réunions peuvent être un outil puissant, stimulant non seulement la productivité, mais aussi susceptibles de contribuer à un environnement de travail plus efficace. Cependant, pour en tirer pleinement parti, votre entreprise doit créer des espaces où le dialogue peut se dérouler librement. Lorsque vos employés ne se sentent pas à l’aise ou engagés, vous passez à côté du véritable pouvoir des meetings.
Les quatre stratégies de cet article permettent aux managers d’accroître l’engagement, l’interaction et la participation aux réunions. En suivant et en intégrant ces conseils, vous pourrez organiser de meilleures réunions en un rien de temps. Votre productivité, votre efficacité et vos résultats nets vous en seront gré.