Meetings mit engagierten Teilnehmern sind nur schwer zu finden. Ganz gleich, ob es sich um Technologieprobleme, eine schlechte Verbindung oder den Meeting-Ort handelt, vieles kann produktiven Meetings im Wege stehen. Um effektive Meetings zu veranstalten, sollten alle Meeting-Teilnehmer einbezogen werden. Ohne eine zielgerichtete und einfache Kommunikation werden deine Meetings nur schwer zustande kommen.
Laut dem International Meetings Statistics Report der Union of International Associations sind die Produktivität von Meetings und das Engagement am Arbeitsplatz eng miteinander verbunden. Für 55 % der Mitarbeiter tragen produktive Meetings zu einer höheren Arbeitszufriedenheit bei. Zufriedenheit am Arbeitsplatz und Gesamtproduktivität sind eng miteinander verbunden, wobei ein hohes Engagement zu mehr Erfolg am Arbeitsplatz führt.
Vor diesem Hintergrund wirken sich die Strategien, die dein Unternehmen zur Organisation effektiver Meetings verwendet, auch auf die Gesamtproduktivität am Arbeitsplatz aus. Wenn du die Meetings erfolgreich veranstaltest, wird dein gesamtes Unternehmen profitieren. Im Folgenden finden sich unsere Top-Strategien zur Steigerung des Mitarbeiter-Engagements und der Interaktion bei Meetings.
Eisbrecher und Energizer
Eisbrecher bei Meetings sind in der Regel eine der Möglichkeiten, mit denen die Unternehmenskultur versucht, die Teilnahme an Meetings zu erhöhen. Obwohl viele Leute dieses Format ein wenig satthaben, ist es unbestreitbar eine nützliche Strategie für Teams, die sich noch nicht gut kennen.
Eisbrecher sind allgemeine Fragen, auf die sich leicht eine Antwort formulieren lässt. Dabei kann es sich um zwei Wahrheiten und eine Lüge handeln, um Fragen zum Thema „Würdest du lieber“ oder um allgemeine bedingte Fragen wie „Welche drei berühmten Menschen, ob tot oder lebendig, lädst du zu deiner Dinnerparty ein?“
Eisbrecher eignen sich hervorragend für kleine Gruppen, wenn du den Ball ins Rollen bringen möchtest. Wenn du jedoch bereits mit einem etablierten Team zusammenarbeitest, kann dieses Format schnell ermüdend werden. Stelle daher sicher, dass du diese Strategie im Einklang mit der Umgebung anwendest, in der du dich befindest.
Schaffung einer sicheren und integrativen Umgebung
Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter an Meetings teilnehmen und ihre Optionen und Ideen anbieten, müssen sie sich wohl fühlen. 20 bis 40 % der Menschen sind introvertiert, was bedeutet, dass sie weniger wahrscheinlich Ideen einbringen, wenn sie sich in einem Raum nicht wohl fühlen.
Als Meeting-Organisator ist es wichtig, dass du einen Raum schaffst, in dem eine offene Kommunikation stattfinden kann. Du kannst dies auf verschiedene Arten tun:
– Hol dir Feedback – Biete Mitarbeitern die Möglichkeit, am Ende eines Meetings anonymes Feedback zu hinterlassen. Frage, ob sie sich wohl gefühlt haben und was du tun kannst, um die Umgebung angenehmer zu gestalten. Nimm dieses Feedback unbedingt an und setze es um.
– Rotierende Herausforderer – Ein Meeting-Herausforderer ist eine Rolle, die du jeweils einem Meeting-Teilnehmer zuweist. Diese Person wird alternative Ideen anbieten oder unterschiedliche Perspektiven aufzeigen. Mit dieser Rolle stellst du sicher, dass sich die Teilnehmer daran gewöhnen, in Meetings zu sprechen.
– Überwache die Teilnahme – Notiere unbedingt, wer in Meetings spricht. Wenn du bemerkst, dass sich jemand nicht zu Wort meldet, wende dich privat an die Person und frag nach, ob du etwas tun kannst, damit sie sich wohler fühlt.
Diese drei Schritte werden einen großen Beitrag zur Schaffung einer offeneren, akzeptierenderen und gesprächsfreudigeren Umgebung leisten.
Tagesordnung und Zeitmanagement
Tagesordnungen sind ein wichtiges Instrument für effektive Meetings. Sie ermöglichen dir nicht nur, Meetings um rund 80 % zu verkürzen, sondern ermöglichen es den Teilnehmern auch, sich im Verlauf eines Meetings stärker zu engagieren. Wenn man ein Meeting beginnt, ohne zu wissen, was passieren wird, werden viele Menschen an ihren eigenen Ideen zweifeln und diese nicht vorbringen wollen. Dies ist insbesondere bei introvertierten Mitarbeitern der Fall.
Wenn du jedoch vorab eine Agenda verteilst, kannst du den Teilnehmern die zusätzliche Zeit geben, um Ressourcen zu sammeln und spezifische Argumente zu formulieren. Zusätzliche Recherchezeit oder Zeit zum Formulieren konkreter Ideen wird den Teilnehmern helfen, aus ihrem Schneckenhaus herauszukommen und sich in Meetings zu Wort zu melden.
Tagesordnungen sind unglaublich wichtig, weil sie die Dynamik eines Meetings völlig verändern können. Ohne eine solche Lösung werden diejenigen, die sich zu Wort melden, wahrscheinlich nur die selbstbewusstesten Personen im Raum sein. Sobald du jedoch anfängst, Tagesordnungen für Meetings zu verwenden, hat jeder die gleiche Chance, sich an der Besprechung zu beteiligen.
In Kombination mit der Tatsache, dass Meeting-Tagesordnungen Zeit sparen, ist dies eine absolute Win-win-Strategie.
Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Neben der Verwendung von Tagesordnungen gehört auch die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten vor dem Meeting dazu. Anstatt Meetings zu einem einseitigen Gespräch zu machen, bei dem eine Person dem Rest des Teams ihre Ideen und Erkenntnisse erläutert, solltest du dich bemühen, Meetings in einem eher gemeinschaftlichen Format zu strukturieren.
Bevor ein Meeting stattfindet, solltest du die unterschiedlichen Abschnitte des Meetings verschiedenen Mitgliedern deines Teams zuweisen. Wenn du jedem ein paar Minuten Zeit gibst, um einen Kernpunkt des Themas zu behandeln, das du besprechen möchtest, wird sichergestellt, dass die Leute mehr Zeit mit der Interaktion mit deinen Meetings verbringen.
Darüber hinaus ist es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer wachsam bleiben und darauf achten, was andere während des Meetings sagen, da sie wissen, dass sie irgendwann sprechen werden. Im Laufe der Zeit kann dies dazu beitragen, dass jeder aktiv zuhört und so eine enge Atmosphäre entsteht, in der dein gesamtes Team einen Beitrag leistet.
Auch wenn diese Strategie die Dynamik am Arbeitsplatz nicht über Nacht verändern wird, kann sie dir dabei helfen, bessere Meetings und produktivere Gruppensitzungen für alle zu erreichen.
Abschließende Gedanken
Meetings können ein wirkungsvolles Tool sein. Sie steigern nicht nur die Produktivität, sondern können auch insgesamt zu einem effektiveren Arbeitsumfeld beitragen. Um jedoch die Vorteile von Meetings nutzen zu können, muss dein Unternehmen Räume schaffen, in denen der Dialog fließen kann. Wenn sich deine Mitarbeiter nicht wohl fühlen oder sich nicht engagieren, verpasst du die wahre Wirkung von Meetings.
Unsere vier Strategien in diesem Artikel ermöglichen es Managern, Engagement, Interaktion und Teilnahme an Besprechungen zu steigern. Wenn du diese Tipps befolgst und umsetzt, wirst du in kürzester Zeit bessere Meetings veranstalten. Ab diesem Zeitpunkt werden sich deine Produktivität, Effizienz und Geschäftsergebnis sichtbar verbessern.