Im Jahr 2023 haben wir uns wahrscheinlich alle nur allzu gut an Meetings gewöhnt. Falls dir der Klang eines neuen Ereignisses in deinem Kalender auch einen kalten Schauer über den Rücken jagt, finden an deinem Arbeitsplatz höchstwahrscheinlich keine effektiven Meetings statt. Ob sie zu lange dauern, vom Thema abschweifen oder einfach nur unnötig sind, wir alle kennen das Gefühl. Es ist an der Zeit, das Meeting-Format zu ändern.
Tatsache ist, dass die meisten Unternehmen viele schlechte Meetings abhalten. Sinnlose Meetings kommen so häufig vor, dass sie Schätzungen zufolge die USA jährlich mehr als 400 Milliarden US-Dollar an verlorenen Arbeitsstunden kosten. Während ein Teil dieser verschwendeten Zeit durch gute Meeting-Strategien wieder aufgeholt werden kann, ist es manchmal das Meeting-Format selbst, das für Probleme sorgt.
Ein gutes Beispiel dafür ist, dass über zwei Drittel der Mitarbeiter angeben, dass sie an den meisten Meetings eigentlich gar nicht teilnehmen müssten. Wenn in deinem Betrieb Abteilungsmeetings, regelmäßige Teambesprechungen oder sogar tägliche Meetings stattfinden, werden diese schnell langwierig. Um dies zu überwinden, musst du die Dinge umkehren und deinen Meetings neuen Sinn geben.
In diesem Artikel gehen wir auf alles ein, was du über das Meeting-Format wissen solltest. Wir besprechen Struktur, Zeitaufwand und Strategien zur Durchführung effektiver Meetings.
Lass uns gleich loslegen.
Welche Arten von Meetings gibt es?
Meetings gibt es in vielen Arten und Formaten. Abhängig von deiner Rolle, der Abteilung, in der du arbeitest und deiner Unternehmenskultur, können sich die üblichen Meeting-Formate radikal ändern.
Um dich nicht mit Tausenden von Ablenkungen zu überfordern, haben wir die gängigsten Meeting-Formate zusammengefasst. Diese Meetings finden normalerweise in einer typischen Woche statt:
1:1 Meeting – Einzelgespräche finden in der Regel zwischen einem Manager und einem seiner Mitarbeiter statt. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um den Fortschritt zu prüfen und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter bei der Arbeit mental unterstützt wird.
Projektbesprechung – Bei Projektbesprechungen kommen Teams zusammen, um Ziele, Entwicklungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt zu besprechen. Daran werden nur diejenigen teilnehmen, die an diesem Projekt beteiligt sind.
Daily Scrum – Besonders beliebt bei Softwareentwicklern sind Daily Scrums oder Daily Stand-ups, bei dem alle zusammenkommen, um zu teilen, woran sie an diesem Tag arbeiten. Dies sind die kürzesten aller Meetings und sollten nur wenige Minuten dauern.
Brainstorming – Um den Ball ins Rollen zu bringen, rufen Manager häufig ein Brainstorming-Meeting ein, bei dem viele Teammitglieder ihre Ideen austauschen. Bei diesen Meetings geht es in der Regel um ein bestimmtes Problem oder einen Schwerpunkt, den es zu lösen gilt.
Teambuilding – Ein Teambuilding-Meeting ermöglicht es Gruppen, den Zusammenhalt zu stärken und ihre Zusammenarbeit zu verbessern. Während diese früher viel beliebter waren (wir denken hierbei an Teambuilding-Aktivitäten in großen Unternehmen), sind sie heutzutage weniger verbreitet.
Progress Meetings – Diese Meetings können technisch gesehen in die Kategorie „Projektbesprechung“ fallen. Sie sind kurz und bündig und drehen sich in der Regel um die Entwicklung eines bestimmten Projekts.
Diese Meeting-Formate erheben zwar keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sind aber dennoch ein guter Ausgangspunkt. Wenn du auf große Abteilungsbesprechungen verzichten und stattdessen genau die Meetings festlegen möchtest, die du für ein bestimmtes Szenario benötigst, kannst du wertvolle Arbeitszeit sparen.
Wähle immer die richtige Art von Meetings aus, die zu deinem Ziel passen. Möchtest du Ideen entwickeln, Informationen austauschen oder deine Mitarbeiter unterstützen? Beginne mit dem Ziel und arbeite dich rückwärts zum richtigen Meeting-Format vor.
Wie stelle ich sicher, dass Meetings pünktlich enden?
Nichts nervt Mitarbeiter mehr als ein Meeting, das zu spät endet. Dies führt nicht nur dazu, dass Mitarbeiter zu spät ihren anderen Verpflichtungen nachkommen, sondern bedeutet auch, dass du das Meeting schlecht organisiert und die Zeit nicht effizient genutzt hast. Die optimale Dauer eines Meetings beträgt nur 15 Minuten, wobei die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne etwa 18 Minuten beträgt.
Falls dir 15 Minuten zu kurz erscheinen, wende dich an deine Mitarbeiter und frage nach, was sie denken. Wenn du anonyme Kommentare zu deinem Meeting-Stil, der Strategie und der Länge zulässt, erwartet dich wahrscheinlich eine böse Überraschung.
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass du pünktlich fertig wirst, besteht in einer sorgfältigen Planung. Eine detaillierte Tagesordnung kann die Dauer deines Meetings verkürzen. Über eine Woche oder sogar ein ganzes Jahr hinweg bedeutet dies bereits eine enorme Zeitersparnis. Wenn du Themen und Gesprächspunkte klar planst, kannst du dein Meeting schnell und ohne Zeitverlust durchführen.
Meeting-Etikette: Welche Regeln sollten bei Besprechungen beachtet werden?
Je nachdem, welches Meeting-Format du wählst, variieren auch die Richtlinien, was darin enthalten sein sollte. Vor diesem Hintergrund ist ein flexibler Ansatz bei der Organisation und Ausrichtung von Meetings wichtig. Sei dir darüber im Klaren, warum du dieses Meeting ausrichtest und warum du bestimmte Personen einlädst.
Hier sind einige allgemeine Verhaltensregeln für Büro-Meetings, die du befolgen solltest:
– Lade nur diejenigen ein, die anwesend sein müssen
– Verwende Tagesordnungen oder mache dir erst gar nicht die Mühe, das Meeting auszurichten
– Überlege dir, warum du jeden Mitarbeiter einlädst
– Schließe mit durchführbaren Aktionspunkten ab
– Gib jedem eine faire Plattform zum Reden
– Finde einen bestimmten Raum für die Besprechung, z. B. einen privaten Raum oder eine Meetingbox für mehrere Personen.
– Indem du dich darauf konzentrierst, ein kurzes und bündiges Meeting zu organisieren, kannst du das Beste aus deinen Mitarbeitern herausholen, ohne die Zeit anderer zu verschwenden.
Abschließende Gedanken
Das Format eines Büro-Meetings hängt vom eigentlichen Zweck der Besprechung ab. Wenn es darum geht, den Fortschritt der Mitarbeiter zu besprechen, sollte das Gespräch wahrscheinlich 1:1 ausgerichtet werden. Wenn es sich hingegen um Projektentwicklung handelt, sollte das gesamte Team anwesend sein. Sobald du weißt, welches Meeting-Format für bestimmte Situationen am besten geeignet ist, kannst du effektive Meeting-Pläne erstellen.
Mit der Zeit und mit den Tipps auf dieser Liste wirst du schon bald in der Lage sein, jedes Meeting-Format zu optimieren, damit produktive Besprechungen zur Selbstverständlichkeit werden. Vertraue uns, wenn wir dir sagen, dass dir jeder Mitarbeiter unendlich dankbar sein wird, da schlechte Meetings zu den größten Kritikpunkten im modernen Arbeitsumfeld zählen.