En el año 2023, quizá todos estemos demasiado familiarizados con las reuniones. Si el sonido de un nuevo evento que se añade a tu calendario te produce escalofríos, es probable que en tu lugar de trabajo no se celebren reuniones eficaces. Si se alargan demasiado, se desvían del tema o simplemente parecen irrelevantes, todos hemos pasado por ello. Es hora de cambiar el formato de las reuniones de trabajo.
La realidad es que la mayoría de las empresas tienen muchas reuniones inútiles que no tienen sentido. Las reuniones inútiles son tan frecuentes que se calcula que cuestan a EE.UU. más de 400 000 millones de dólares en horas de trabajo perdidas al año. Aunque parte de este tiempo perdido puede recuperarse con buenas estrategias de reunión, a veces es el propio formato de la reunión el que está defraudando a la gente.
Un buen ejemplo de ello es que más de dos tercios de los empleados afirman que no necesitan estar en la mayoría de las reuniones que tienen. Cuando en tu empresa se celebran reuniones departamentales, reuniones periódicas de equipo o sesiones diarias para ponerse al día, las reuniones se vuelven rápidamente demasiado tediosas. Para superar este problema común, tienes que cambiar las cosas y crear reuniones con intención.
En este artículo, nos sumergiremos en todo lo que necesitas saber sobre el formato de las reuniones de trabajo. Hablaremos de estructura, compromisos de tiempo y estrategias para dirigir reuniones eficaces.
Veamos cómo hacerlo mucho más en detalle.
¿Qué tipos de reuniones de trabajo hay?
Hay muchos tipos y formatos de reuniones de trabajo. Dependiendo de tu función, del departamento en el que trabajes y de la cultura de tu empresa, los formatos habituales de reunión pueden cambiar radicalmente.
Para no abrumarte con miles de distracciones, hemos destilado los formatos de reunión de trabajo más habituales. Este tipo de reuniones son las que tú y tus empleados os encontraréis normalmente durante una semana cualquiera:
- Reunión 1:1: las reuniones 1:1 suelen ser entre un directivo y uno de sus empleados. Es un buen momento para hacer una revisión del progreso, comprobar cómo está el empleado y asegurarte de que recibe apoyo mental mientras trabaja.
- Reunión de proyecto: en las reuniones de proyecto, los equipos se reúnen para debatir los objetivos, la evolución y las acciones relacionadas con un proyecto concreto. En ellas sólo participarán los que estén en ese proyecto.
- Scrum o standup diario: especialmente popular en los equipos de desarrollo de software. Un scrum o standup diario es donde todos se reúnen para compartir en qué están trabajando ese día. Son las más breves de todas las reuniones y sólo deben durar unos minutos.
- Lluvia de ideas o brainstorming: si necesitas ponerte manos a la obra, muchos jefes convocan una reunión de lluvia de ideas en la que muchos miembros del equipo comparten sus ideas. Estas reuniones suelen tener un problema o enfoque específico que superar.
- Team-Building: una reunión de creación de equipos permite a los grupos crear cohesión y mejorar su forma de trabajar juntos. Aunque solían ser mucho más populares (pensamos en los ejercicios corporativos de creación de equipos), son menos comunes en la era moderna.
- Reuniones de progreso: las reuniones de progreso podrían incluirse técnicamente en la pestaña de reuniones de proyecto. Estas reuniones son breves y en ellas se suele hablar de cómo se está desarrollando un proyecto concreto.
Aunque no son exhaustivos, estos formatos de reunión son un buen punto de partida. Si te alejas de las grandes reuniones departamentales y, en su lugar, determinas la reunión exacta que necesitas para un escenario, tendrás menos personal innecesario.
Selecciona siempre el tipo correcto de reunión en función del objetivo que tengas. ¿Quieres desarrollar ideas, compartir información o apoyar a tus empleados? Empieza por el objetivo y luego ve hacia atrás hasta llegar al formato correcto de reunión de trabajo.
¿Cómo me aseguro de que las reuniones de trabajo terminan a tiempo?
Nada molesta más a los empleados que una reunión que acaba tarde. Esto no sólo hace que los empleados lleguen tarde a otros compromisos, sino que también significa que has gestionado mal la reunión y probablemente has empleado mal tu tiempo. La duración óptima de una reunión es de sólo 15 minutos y la capacidad de atención media dura unos 18 minutos.
Si 15 minutos te parecen pocos, dirígete a tus empleados y pregúntales qué opinan. Si pueden enviar comentarios anónimos sobre el estilo, la estrategia y la duración de tus reuniones, puede que tengas algunas desagradables conclusiones en el horizonte.
La mejor forma de asegurarte de que acabas a tiempo es planificar meticulosamente. Proporcionar una orden del día detallada puede reducir el tiempo de tu reunión en casi un 80 %. A lo largo de una reunión, una semana o incluso un año entero, esto representa que puedes ahorrar una cantidad enorme de tiempo. Cuando tienes los temas y los puntos de discusión claramente planificados, puedes hacer fluir la reunión y tener tiempo de sobra.
Protocolo de las reuniones de trabajo: ¿qué normas deben seguir mis reuniones?
Dependiendo del formato de reunión que elijas, las directrices de lo que debe incluir variarán. Teniendo esto en cuenta, es importante tener un enfoque flexible a la hora de crear y organizar reuniones. Sólo asegúrate de tener claro por qué organizas esa reunión y las razones por las que invitas a determinadas personas.
Aquí tienes algunas normas generales de protocolo para reuniones de trabajo que debes seguir:
- Invita sólo a los que tengan que estar
- Utiliza órdenes del día o no te molestes en organizar la reunión
- Piensa por qué invitas a cada empleado
- Termina con los elementos de acción
- Dales a todos una plataforma dónde puedan conversar
- Busca un espacio designado para la reunión, como una sala privada o despacho para varias personas.
Si te centras en crear una reunión pequeña y fluida, podrás obtener lo mejor de tus empleados sin hacer perder el tiempo a nadie.
Reflexiones finales
El formato de una reunión de trabajo variará en función del objetivo principal de la reunión. Si estás allí para hablar del progreso de los empleados, probablemente sea una conversación que debáis tener 1:1. Por otra parte, si se trata del desarrollo de un proyecto, todo tu equipo debería estar presente. Saber qué formato de reunión de trabajo es el mejor para determinadas situaciones te ayudará a crear planes de reunión eficaces.
Con el tiempo, y con los consejos de esta lista, podrás perfeccionar todos los formatos de las reuniones de trabajo y hacer que tus reuniones sean geniales y algo natural para ti y para tu equipo. Créenos, dado que las malas reuniones son una de las principales preocupaciones de los empleados, absolutamente todos te agradecerán que lo hagas bien.