Todos hemos tenido esa sensación cuando llega la convocatoria de una reunión a tu bandeja de entrada, y lo único que puedes hacer es suspirar. El hecho es que la mayoría de las reuniones están mal gestionadas, mal estructuradas y son una pérdida de tiempo. Sobre todo, si la persona que dirige la reunión no tiene una idea clara de por qué convoca a la gente en primer lugar. Por desgracia, las reuniones de trabajo eficaces son difíciles de conseguir.
Teniendo en cuenta que más del 50 % de las reuniones son consideradas una «pérdida de tiempo» por los empleados, tu empresa necesita cambiar la cultura para que cada minuto de reunión sea lo más productivo posible. En algunos casos, esto podría ser tan sencillo como reducir el número total de reuniones semanales.
Sin embargo, para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces, hay una serie de estrategias que puedes emplear. En este artículo, nos ocuparemos de algunas de las estrategias y consejos más poderosos para ayudarte a organizar reuniones de trabajo más eficaces. Veámoslo más en detalle.
Estrategias para organizar una reunión de trabajo eficaz
Organizar reuniones de trabajo eficaces no tiene por qué ser especialmente complicado. La mayoría de las veces, la frustración en torno a las reuniones proviene de la falta de un objetivo y una estructura claros. Si te centras en estas áreas, podrás perfeccionar tus reuniones y demostrar claramente por qué son necesarias.
He aquí algunas de las principales estrategias para organizar una reunión de trabajo eficaz:
– Utiliza órdenes del día para las reuniones: las órdenes del día son una forma eficaz de que todos los asistentes sepan exactamente por qué están allí. Incluye aspectos como lo que vas a tratar en la reunión y lo que esperas conseguir. Una orden del día garantizará que la gente se comprometa con tu reunión, ya que entenderán por qué la has convocado: ¡no querrás que tus reuniones parezcan algo espontáneo!
– Limita las reuniones a 15 minutos: La regla general es que las reuniones no deberían durar más de 30 minutos. Sin embargo, 30 minutos es una cantidad de tiempo bastante amplia. Antes y después de la reunión, es probable que tus empleados pasen el tiempo esperando a que empiece la reunión o procrastinando tareas al saber que tienen una reunión pronto. 15 minutos es una cantidad de tiempo mucho mejor y más efectiva, ya que garantiza que entres y salgas en un menor periodo de tiempo. Este límite de tiempo también hace que los anfitriones recorten «la paja» de sus reuniones, ciñéndose sólo a los temas vitales. Para la inmensa mayoría de las reuniones, como más breve sea, mejor.
– Termina con un elemento de acción: al final de tus reuniones, siempre debes dedicar tiempo a redactar exactamente cuáles serán los siguientes pasos. No dejes que tu reunión termine sin haber establecido puntos de acción para todos los asistentes. Debes asignarles tareas, transformando tu reunión en un trampolín de productividad. Las reuniones en las que se utilicen elementos de acción contribuirán a crear movimiento de avance hacia adelante y garantizarán que cada minuto empleado conduzca a un trabajo más productivo.
Para llevar a cabo una reunión de trabajo eficaz, tienes que centrarte en cuál será el valor que vas a aportar. Tanto si compartes nueva información, como si organizas una lluvia de ideas o un nuevo plan de campaña, asegúrate de que estás alcanzando esos ritmos de acción.
Si no sabes exactamente o no consigues averiguar qué valor aportará tu reunión, cancélala.
Cómo mejorar la participación en las reuniones de trabajo
Si sufres de falta de conversación en las reuniones, hay una solución fácil. Deberías tomarte el tiempo necesario para volver a evaluar quién está en la reunión. Si invitas a todo un equipo a una conversación que en realidad sólo concierne a dos personas, estás haciendo perder el tiempo a muchos de los asistentes. La mayoría de las veces, si la gente no habla en las reuniones, es porque no tiene nada relevante que decir. Si es así, en primer lugar, no deberían estar en la reunión.
Haciendo una mayor selección de la lista de personas que invitas a una reunión, harás que la conversación sea fluida, ya que todo el mundo tendrá algo que aportar. No hagas perder el tiempo a los empleados invitándoles a algo en lo que no necesitan estar. Confía en nosotros, todos te lo agradecerán.
Utilizar los comentarios para mejorar tus reuniones de trabajo
Recoger opiniones sobre las reuniones es una forma estupenda de permitir que los empleados expresen sus sentimientos, al tiempo que se garantiza que la calidad de las reuniones sigue siendo alta. Después de una reunión, puedes enviar una encuesta rápida de entre 1 y 2 minutos con preguntas sobre esta. Por ejemplo, puedes preguntar si te pareció que la reunión era necesaria, si los empleados disfrutaron y si el anfitrión estaba preparado.
Principalmente, esto permite a los empleados dar su opinión al anfitrión y a la empresa en su conjunto. Con el tiempo, esto puede ayudar a las personas a mejorar la estrategia de reuniones y a crear reuniones de trabajo más eficaces. Sin embargo, estos datos también son útiles para saber quién dirige bien las reuniones y a quién le vendría bien trabajar para mejorar.
Si uno de tus jefes recibe continuamente malos comentarios y valoraciones de los empleados sobre las reuniones, deberías hablar con él sobre sus estrategias. Si necesitan ayuda adicional, puedes incluso darles recursos educativos que les ayuden a mejorar su forma de dar y gestionar las reuniones. Del mismo modo, puedes cuestionar por qué convocan tantas reuniones, cambiando su perspectiva y ayudando a aliviar parte de esa frustración de los empleados.
Cuando utilices las opiniones para mejorar tus reuniones de trabajo, es vital que mantengas el anonimato de las respuestas. Si la gente sabe que RRHH verá quién hace ciertos comentarios, será mucho menos probable que sean sinceros.
Reflexiones finales
Las reuniones de trabajo eficaces no son inalcanzables. Aunque actualmente atravesamos un periodo frustrante de malas reuniones y «charlas de puesta al día» sin sentido, tu empresa puede superar estos hábitos y crear una mejor cultura de reuniones.
Con el tiempo, incorporando las estrategias de este artículo, podrás mejorar radicalmente la calidad media de tus reuniones. Aunque no será un cambio de la noche a la mañana, cualquier movimiento en la dirección correcta contribuirá a aumentar la satisfacción de los empleados y a agilizar tus reuniones. Tras unos meses de perfeccionamiento, descubrirás que saber convocar reuniones eficaces se habrá convertido en una herramienta clave del arsenal de tu empresa.