Todos hemos oído — y probablemente vivido— la historia de terror de tener demasiadas reuniones. Tanto si a tu jefe le encanta hablar unos minutos más como si tu calendario está plagado de reuniones una tras otra, los empleados se encuentran actualmente en la frustrante era del «hagamos una videollamada».
Sin embargo, no todas las reuniones tienen que ser negativas. En realidad, las reuniones de trabajo periódicas tienen una serie de ventajas increíbles, si las organizas correctamente.
Para desbloquear los beneficios de las reuniones periódicas en la oficina, tienes que llegar al núcleo de la cuestión. ¿Por qué se celebra esta reunión? ¿Qué se va a llevar de ella cada participante? Si no estás seguro de por qué tienes que asistir a una reunión semanal, y no puedes responder a esas preguntas, es hora de que te des una oportunidad.
En este artículo, nos sumergiremos en los beneficios de las reuniones de trabajo periódicas, demostrando cómo puedes convertir una parte frustrante de la semana en un activo que te impulse hacia el éxito. Veámoslo más en detalle.
Explorar las ventajas de las reuniones periódicas en la oficina
Las reuniones de trabajo periódicas, ya sean reuniones de equipo o individuales, pueden convertirse en una fuerza positiva en tu lugar de trabajo, ayudando a todos a mantener el rumbo y a sentirse apoyados. Aunque la mayoría de las empresas sólo ven las reuniones como una oportunidad para compartir información, puedes cambiar el formato para convertirlas en lo que quieras.
Por ejemplo, si observas que un empleado no realiza las tareas con el mismo nivel de calidad que antes, asegúrate de que tenga una reunión periódica 1:1 en la que puedas hablar de su carga de trabajo y de si necesita apoyo. Como directivo, tienes el poder de hacer que tu lugar de trabajo sea un sitio atractivo. Las reuniones de trabajo periódicas pueden convertirse en el núcleo de este esfuerzo, proporcionando un espacio para compartir ideas, elevar la moral de los empleados y garantizar que todos se sientan apoyados en el trabajo.
Las reuniones periódicas en la oficina tienen numerosas ventajas:
– Aumentan la productividad
– Racionalizan las operaciones
– Mejoran el bienestar de los empleados y aumentan la satisfacción
Exploremos esto más en detalle.
¿Cómo pueden contribuir las reuniones de trabajo periódicas a una plantilla más productiva?
Casi todo el mundo hoy en día acepta rápidamente un estilo de vida laboral más flexible. Ya se trate de empleados totalmente a distancia o que sólo acudan a la oficina unas pocas horas al día, el mundo laboral ha cambiado, sin duda. En la actualidad, sólo una de cada tres oficinas no ofrece las ventajas del trabajo flexible, lo que significa que es probable que esta tendencia esté aquí para quedarse.
Teniendo en cuenta la nueva cultura del trabajo híbrido, las reuniones periódicas —en persona u online— pueden ser una forma fantástica de mantener a todo el mundo informado. Una reunión de equipo un lunes o un jueves (nadie quiere una reunión el viernes) permitirá reunirse y compartir los progresos con todo el mundo. Para que tu plantilla sea lo más productiva posible, éste es un gran espacio para compartir comentarios positivos.
Aunque pueda parecer retrógrado, no te centres únicamente en las cosas que debe hacer tu equipo durante estas reuniones semanales. En lugar de eso, celebra las victorias. Los comentarios positivos de los jefes pueden aumentar el compromiso, la satisfacción y la productividad de los empleados.
Estas reuniones periódicas pueden convertirse en un punto de alegría para tus empleados, ayudándoles a prosperar en el trabajo.
Cómo hacer el seguimiento de un elemento de acción de una reunión de trabajo
Una de las formas más eficaces de crear reuniones periódicas más efectivas es asegurarte de que abandonas el espacio de reunión con elementos claros y procesables con los que continuar. Cada empleado debe saber exactamente por qué estaba en la reunión y qué tareas tiene que hacer para continuar. Antes de abandonar la reunión, establecer tus elementos de acción ayudará a crear valor dentro de la reunión y a aumentar la satisfacción de los empleados.
Una vez que hayas establecido elementos de acción, es importante hacer un seguimiento de los mismos en el futuro. Aunque algunas empresas tienen herramientas automáticas que rastrean las tareas y las cargas de trabajo, también puedes hacerlo a la antigua usanza utilizando el correo electrónico. Programa un recordatorio en tu dispositivo para enviar un correo electrónico de seguimiento 24 o 48 horas después de la reunión.
Esto dará tiempo a tu equipo para empezar a trabajar en los elementos que has creado, ayudando a agilizar el progreso en estas áreas. Las reuniones periódicas, cuando se combinan con estrategias de avance como los elementos de acción, pueden ser una herramienta fantástica para la productividad.
Utilizar las reuniones periódicas de la oficina para mejorar el bienestar de los empleados
El bienestar de los empleados ha sido un tema candente en los últimos años, y las empresas de todo el mundo han empezado a darse cuenta de lo importante que es la salud mental de los trabajadores. En la actualidad el 52 % de las empresas tienen un programa de bienestar corporativo que ha demostrado mejorar la productividad en un 66 % y aumentar la satisfacción de los empleados en un 67 %.
Más allá de establecer un programa de bienestar, puedes utilizar tus reuniones regulares 1:1 con los miembros del personal para centrarte en la salud mental. En tus reuniones 1:1, deja de lado por un momento las nociones de productividad y céntrate en cómo se siente el empleado. Puedes hablar de su carga de trabajo actual, de si se sienten apoyados y de si puedes ayudarles a facilitarles el trabajo.
Las reuniones periódicas en formato 1:1 ofrecen un espacio privado donde los empleados pueden compartir sus problemas. Responderles y ayudarles puede contribuir en gran medida a mejorar el bienestar y la satisfacción de estos en relación al trabajo.
Reflexiones finales
Las reuniones periódicas en la oficina no tienen por qué quitar tiempo de la agenda de tus empleados. En su lugar, puedes convertir estas reuniones periódicas en una poderosa herramienta de productividad, bienestar y satisfacción de los empleados. Si utilizas los consejos que te hemos dado en este artículo, estarás en el buen camino para crear mejores espacios de reunión.
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