In den letzten Jahren ist die Zeit, die Mitarbeiter in Büro-Meetings verbringen, drastisch gestiegen. Mehr denn je verbringen wir unsere Zeit damit, mit anderen zu kommunizieren. Während Meetings eine gute Möglichkeit darstellen, um unsere Team-Kommunikation zu verbessern und bei der Organisation von Projekten zu helfen, können sie jedoch auch ineffizient sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn dein Team nicht die richtigen Meeting-Tools verwendet.
Ein durchschnittlicher Angestellter nimmt an etwa 62 Meetings pro Monat teil, was mehr als 60 % der gesamten Arbeitszeit ausmacht. Doch trotz der hohen Zeit, die Meetings beanspruchen, sind sie nicht unbedingt produktiv: 9 von 10 Büroangestellten tagträumen in Meetings oder arbeiten an anderen Aufgaben.
Damit deine Meetings von Bedeutung sind, benötigst du die richtigen Tools für den Job. In diesem Artikel befassen wir uns daher mit den beliebtesten und nützlichsten Tools für Meetings und gehen detailliert auf technische, logistische und Arbeitsplatz-Tools ein, mit denen du deine Meetings effektiver gestalten kannst.
Lass uns gleich loslegen.
Top-Tools für Meetings: Tech-Tools
Besonders in der heutigen Zeit der Remote-Meetings sind technologische Meeting-Tools wichtiger denn je. Während Tech-Tools vor ein paar Jahren noch kaum eine Rolle spielten, sind sie heute von zentraler Bedeutung. Ohne Tools wie Zoom oder Google Meet würden manche Meetings gar nicht erst stattfinden. Diese Meeting-Plattformen ermöglichen Menschen, an Meetings auf der ganzen Welt teilzunehmen.
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorlieben, wenn es um die spezifischen Tech-Tools geht. Während ein Unternehmen Zoom bevorzugt, wird ein anderes Meet verwenden. Vor diesem Hintergrund konzentrieren wir uns auf die allgemeinen Kategorien von Tech-Tools für Meetings, die dein Unternehmen nutzen sollte:
Videokonferenz-Tools
Meeting-Plattformen sind eine der wichtigsten Technologien, die du für die Durchführung virtueller Meetings benötigst. Sie bieten einen privaten digitalen Raum, in dem jeder an einer Besprechung teilnehmen kann. Online-Plattformen vernetzen nicht nur deine Mitarbeiter, sondern ermöglichen es ihnen auch, von überall aus zu arbeiten. Nach 2020 konnte man sehen, dass Tools für virtuelle Konferenzen immer häufiger genutzt wurden.
Planungs-Tools
Dein Büro verfügt höchstwahrscheinlich über ein zentrales System für die Terminplanung und das Projektmanagement. Deine Meetings sollten sich direkt in dieses System einbinden lassen, damit Mitarbeiter problemlos Meetings erstellen und diese in den Kalendern aller Teilnehmer anzeigen können. Du möchtest nicht, dass deine Mitarbeiter Meetings aufgrund einer zu komplizierten Terminplanung verpassen.
Virtuelle Whiteboard-Anwendungen
Virtuelle Whiteboards ermöglichen es Veranstaltern von Meetings, Ideen auszuarbeiten, Vorschläge aufzuschreiben und einen interaktiven Arbeitsbereich zu schaffen. Diese Meeting-Tools sind zwar nicht zwingend erforderlich, können sich aber als nützlich erweisen, wenn du die Teilnahme und das Engagement bei Meetings steigern möchtest.
Software für Besprechungsnotizen
Besprechungsnotizen sind ein wichtiger Bestandteil moderner Meetings. Durch das Erstellen einer gemeinsamen Seite mit Notizen während eines Meetings können sich die Teilnehmer besser konzentrieren, da sie keine eigenen Notizen machen müssen. Darüber hinaus ermöglichen dir viele Tools, Aktionspunkte zu erstellen und an Mitarbeiter zuzuweisen, wodurch die Verantwortlichkeit in Meetings erhöht wird.
Unternehmen können auf diese vier Kategorien zugreifen, um die technischen Tools zu finden, die zu besseren Meetings beitragen. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass Technologieprobleme die größte Sorge bei der Fernarbeit darstellen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass du über einen soliden Tech-Stack verfügst.
Top-Tools für Meetings: Büro-Equipment
Auch wenn es den Anschein hat, dass mittlerweile jedes Meeting remote stattfindet, was einem Anstieg von 60 % seit 2020 entsprechen würde, ist dies in Wirklichkeit nicht der Fall. Noch immer findet ein großer Teil der Meetings im Büro und persönlich statt. Aus diesem Grund sollte sich dein Büro auf nützliche Meeting-Tools konzentrieren, die sich an deinem zentralen Standort befinden.
Du solltest nicht nur dafür sorgen, dass dein Büro gut mit Geräten wie Whiteboards, Stiften, Schreibwaren und mehr ausgestattet ist, sondern auch eine effektive Meeting-Umgebung bieten. Unterbrechungen gehören zu den häufigsten Störungen bei Meetings am Arbeitsplatz. Dein Unternehmen sollte daher spezielle Räumlichkeiten schaffen, die vom Rest des Büros isoliert sind.
Für einige Unternehmen wird dies ein Kinderspiel sein. Wenn du über zusätzliche Räume oder ungenutzte Privatbüros verfügst, kannst du diese ganz einfach in Meeting-Räume umwandeln. Wenn du dagegen kostengünstige und effektive Büro-Umgebungen schaffen möchtest, empfehlen wir dir, dich nach Meetingboxen umzusehen.
Büro-Telefonzellen sind kompakte, schalldichte und belüftete Räume, die mit allem ausgestattet sind, was du für Meetings benötigst. Sie bieten einen zentralen Schreibtisch, Sitzgelegenheiten für die Teilnehmer und in einigen Fällen sogar Videokonferenztechnik. Bei MEAVO bieten wir eine Reihe von Büro-Kabinen an, die es deinen Teams ermöglichen, sich frei zu entfalten.
Besprechungskabine im Büro lassen sich ohne Ablenkungen betreten, falls du etwas Privatsphäre wünschst. Da es sich um einen multifunktionalen Raum handelt, kannst du ihn entweder mit mehreren Teammitgliedern oder auch alleine nutzen, um konzentriert zu arbeiten. Die Flexibilität dieser Räume macht sie in modernen Arbeitsbereichen unglaublich effizient, da sie nicht unbedingt für Meetings genutzt werden müssen.
Wenn du deinen verfügbaren Platz maximieren und die Produktivität sowohl innerhalb als auch außerhalb von Meetings steigern möchtest, sind Besprechungskabinen ein idealer Ausgangspunkt. Mit diesen Meetingboxen und deinem neuen Tech-Stack bist du bereit, erstklassige Büro-Meetings abzuhalten.
Abschließende Gedanken
Meetings sind nur so gut wie die Tools, mit denen du sie durchführst. Bei effektiver Gestaltung sollten dein Tech-Stack und Equipment einfache und optimierte Meetings ermöglichen. Meeting-Tools gibt es in vielen Formen und Größen, sie alle tragen jedoch zu einer effektiveren Bürokommunikation bei.
Indem du die Tipps aus dieser Liste befolgst, kannst du die Tools, die du zum Planen, Hosten, Aufzeichnen und Gewinnen von Erkenntnissen verwendest, zum integralen Bestandteil deiner Meetings machen. Wenn du deinen Arbeitsplatz mit erstklassigen Einrichtungen ausstatten möchtest, wende dich noch heute an MEAVO. Unser Sortiment an Meetingboxen für mehrere Personen schafft eine freundliche, private und produktive Atmosphäre für alle deine Meetings.