Ces dernières années, le temps consacré aux réunions de travail a radicalement augmenté. Plus que jamais, la communication continue occupe une place croissante dans nos semaines de travail. Si davantage de meetings favorisent une bonne communication d’équipe et facilitent l’organisation des projets, certains peuvent être notoirement inefficaces. C’est particulièrement le cas lorsque votre équipe n’utilise pas les bons outils pour les réunions de travail.
Il faut savoir qu’un employé moyen assiste à environ 62 réunions par mois, ce qui peut représenter jusqu’à 60 % du temps total passé au travail. Malgré le temps important qui leur est consacré, sachez que les réunions ne sont pas nécessairement productives pour votre espace de travail. En effet, 9 employés de bureau sur 10 rêvent ou travaillent sur d’autres tâches en réunion.
Dans cet article, nous aborderons les outils techniques, logistiques et de bureau, les plus populaires et les plus utiles, pour des réunions de travail efficaces.
Allons-y.
Meilleurs outils pour les réunions de travail : outils techniques
À l’ère des réunions à distance, les outils technologiques sont devenus primordiaux pour la collaboration et l’efficacité alors qu’il y a quelques années, ils ne faisaient qu’effleurer la surface. En effet, sans Zoom, Google Meet ou des alternatives, certaines réunions ne pourraient tout simplement pas avoir lieu. Ces plateformes permettent aux participants de se connecter à travers le monde entier et de travailler ensemble virtuellement. Ceci dit, chaque entreprise aura ses préférences en matière d’outils technologiques pour les réunions. Certains privilégieront Zoom, tandis que d’autres utiliseront Meet. C’est pourquoi nous allons juste nous concentrer sur les grandes catégories d’outils technologiques que votre entreprise devrait utiliser pour les réunions de travail :
Outils de Vidéoconférence
Les plateformes de réunion sont essentielles pour organiser des rencontres virtuelles. Elles fournissent un espace numérique privé où chacun peut participer. Non seulement ces plateformes connectent vos employés, mais elles leur permettent également de travailler de n’importe où. Depuis 2020, leur utilisation a explosé.
Outils de Planification
Votre bureau dispose probablement d’un système centralisé pour la planification et la gestion de projets. Vos réunions de travail doivent s’intégrer à ce système, pour que les gens puissent créer des meetings et les faire apparaître facilement sur les calendriers de tous les participants.
Ainsi, vos employés ne rateront pas de réunions à cause d’un calendrier mal conçu ou peu accessible.
Tableaux Blancs Virtuels
Les tableaux blancs virtuels permettent aux organisateurs de réunions de formuler des idées, de rédiger des suggestions et de créer un espace de travail interactif. Bien qu’ils ne soient pas absolument obligatoires, ces outils de réunions de travail peuvent s’avérer utiles si vous voulez stimuler la participation et l’engagement lors des rencontres.
Logiciel de Notes de Réunion
Les notes de réunion sont un élément essentiel des meetings modernes. En créant une page de notes partagée pendant une réunion, les participants peuvent se concentrer sur la discussion et éviter de prendre leurs propres notes. De plus, de nombreux outils de notes de réunion vous permettront de créer et d’attribuer des actions aux employés, renforçant ainsi la responsabilité durant les rencontres.
En explorant ces quatre catégories, les entreprises peuvent trouver les outils technologiques qui contribueront à de meilleures réunions de travail. La technologie étant la principale préoccupation des employés à distance, il est essentiel de disposer d’une solution fiable et complète.
Meilleurs Outils Pour les Réunions de Travail : Équipement de Bureau
Même si toutes les réunions du monde semblent désormais à distance, avec une hausse de 60 % depuis 2020, ce n’est pas réellement le cas. En effet, une grande partie se déroule encore au bureau et en personne. C’est pourquoi vous devez aussi vous concentrer sur les outils nécessaires aux réunions de travail au sein de votre siège.
Au-delà de l’approvisionnement de votre bureau en matériel, comme les tableaux blancs, les stylos, la papeterie, etc., il faut créer un environnement de réunion efficace. Notez que les interruptions sont l’un des principaux perturbateurs de réunions sur le lieu de travail. Votre entreprise doit donc essayer de créer des espaces de réunion dédiés et isolés du reste du bureau.
Pour certaines entreprises, ce sera une promenade de santé. Si vous disposez de salles supplémentaires ou de bureaux privés inutilisés, vous pouvez les transformer en espaces de réunion. Alternativement, pour créer des environnements de réunion de travail efficaces et rentables, nous vous suggérons d’envisager des modules de bureau.
Ce sont des espaces compacts, insonorisés et ventilés, qui disposent de tout le nécessaire pour organiser des réunions. Ces cabines insonorisées offrent un bureau central, des sièges pour les participants et même, dans certains cas, une technologie de visioconférence. Chez MEAVO, nous proposons plusieurs modules de réunion de travail pour faire prospérer vos équipes.
Ces pods vous offrent un havre de paix quand vous avez besoin de confidentialité. Ce sont des espaces multifonctionnels où vous pouvez accueillir plusieurs collaborateurs pour une réunion productive, ou vous isoler pour un travail en profondeur. Leur flexibilité les rend indispensables dans les environnements modernes, pas uniquement dédiés aux réunions.
Si vous voulez optimiser votre espace actuel, et augmenter votre productivité en réunion comme en solo, les modules de réunion de travail sont un excellent point de départ. En les intégrant à votre arsenal technologique, vous pourrez organiser des rencontres d’exception en un rien de temps.
Dernières Considérations
La qualité des réunions de travail dépend uniquement des outils que vous utilisez pour les mener. Lorsqu’ils sont bien conçus, votre arsenal technologique et vos outils de gestion de réunions favorisent des rencontres simples et rationalisées. En outre, les outils de réunions de travail peuvent prendre diverses formes et tailles, mais ils contribueront tous à une communication plus efficace au sein du bureau.
En sélectionnant les outils de cette liste, vous pourrez consolider ceux que vous utilisez pour planifier, organiser, enregistrer et tirer des enseignements de vos réunions. Si vous souhaitez équiper votre espace de travail d’installations de réunion de premier ordre, n’hésitez pas à contacter MEAVO dès aujourd’hui. Notre gamme de modules de bureau pour plusieurs personnes créera une atmosphère conviviale, privée et productive pour toutes vos réunions hebdomadaires.