En 2020, la pandémie a poussé de nombreuses personnes à s’isoler chez elles. Les entreprises du monde entier se sont alors tournées vers les outils numériques pour maintenir le contact. Ainsi, Zoom, Teams, Meet et bien d’autres sont devenus des éléments incontournables de la culture d’entreprise. Cependant, de nombreux dirigeants ne savent toujours pas comment mener efficacement des réunions de travail à distance.
Celles-ci présentent le défi supplémentaire de captiver l’attention des employés. En effet, environ 57 % des salariés effectuent plusieurs tâches lors de réunions en ligne, avec environ 15 % de télétravailleurs faisant des tâches ménagères pendant les appels Zoom. Étant donné qu’il y a plus de distractions potentielles à domicile, l’attention des employés peut facilement se volatiliser.
Quand on sait que près de 50 % de tous les événements professionnels devraient devenir virtuels d’ici 2025, savoir mener des réunions de travail à distance est plus important que jamais. Dans cet article, nous allons explorer les origines des meetings à distance, leurs avantages et des stratégies pour les optimiser.
Allons-y.
Que sont les réunions de travail à distance et pourquoi sont-elles devenues populaires ?
Les réunions de travail à distance sont des réunions qui se déroulent sur internet, via des plateformes virtuelles comme Microsoft Teams ou Zoom. Permettant aux collègues de discuter de n’importe où, elles ont facilité l’essor du modèle de travail hybride.
Si le travail hybride a toujours été une possibilité pour certaines entreprises, la pandémie de 2020 a marqué un tournant radical. Les réunions à distance sont vite devenues la seule option pour les entreprises contraintes de quitter les espaces publics comme les bureaux. Et la montée en flèche de la valorisation d’entreprises comme Zoom a reflété la ruée vers les plateformes de réunion.
Encore aujourd’hui, des années plus tard, les séquelles du passage au travail à distance se font sentir. La majorité des salariés, soit 73 %, souhaitent toujours avoir des options de travail à distance. Cependant, la plupart des entreprises adoptent un modèle hybride, permettant aux employés de venir au bureau certains jours de la semaine et de rester chez eux d’autres.
Nous assistons également à une refonte de l’aménagement et de la structure des bureaux. De nombreuses entreprises optent pour des modalités de travail plus flexibles, comme les modules de bureau et cabines insonorisées, afin de favoriser un meilleur environnement de travail. Ces changements garantissent que quand les employés se rendent au bureau, ils sont récompensés par un espace de travail stimulant et productif.
Les avantages des réunions de travail à distance
Après quelques années de travail hybride pour la plupart des entreprises, nous disposons désormais de nombreuses données pour évaluer les avantages des réunions de travail à distance. Si les premières données de 2020 suggéraient qu’elles étaient moins productives, il s’agissait en réalité d’une période d’adaptation.
Les données actuelles sur les réunions en ligne signalent de nombreux avantages pour les entreprises :
- Réduction du stress au travail : 70 % des salariés participant à des réunions virtuelles les trouvent moins stressantes que les réunions en personne. Vu le nombre de réunions auxquelles les employés sont susceptibles d’assister au cours d’une semaine, cela peut contribuer à une vie professionnelle beaucoup moins stressante.
- Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée : 84 % des salariés disposant d’options hybrides déclarent être plus heureux. En effet, la possibilité pour les employés de participer à distance, depuis chez eux, renforce leur satisfaction et favorise des stratégies de santé mentale positives.
- Productivité boostée : 60 % des salariés pensent que les réunions à distance sont plus productives, car elles permettent d’accomplir la même tâche dans un laps de temps plus court.
Une fois que votre entreprise s’ouvre aux réunions à distance, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages. Vos collaborateurs et vos finances vous en sauront gré.
Stratégies pour organiser les réunions de travail à distance
Afin de mener efficacement vos réunions de travail à distance, il faut faire en sorte que les choses se déroulent au mieux. Même si la plupart des gens sont désormais habitués à l’atmosphère virtuelle, vous devez néanmoins vous efforcer de garantir que les participants se sentent aussi à l’aise que possible.
Voici quelques stratégies clés pour mener des réunions à distance de haut niveau :
- Renforcez votre infrastructure technologique : Les problèmes techniques peuvent complètement faire dérailler vos réunions. Avant de commencer, assurez-vous que vous, et tous les participants, puissiez accéder à l’espace de réunion, parler et utiliser vos caméras.
- Respectez l’ordre du jour : Ce n’est pas parce que vous êtes dans un espace virtuel que les bases d’une bonne réunion doivent en pâtir. Élaborez toujours un ordre du jour, et envoyez-le à tous les participants avant de commencer.
- Présentez les participants : Participer à un appel où vous ne connaissez personne, et voir plus de 10 petits écrans devant vous, peut être gênant. En tant que responsable, vous devez présenter tout le monde au début de la réunion, ce qui permettra de créer des liens.
- Appliquez la règle des 5 minutes : Fixez toujours le début de la réunion à 5 minutes avant l’heure indiquée sur l’invitation. Cela permettra aux participants de démarrer leurs ordinateurs, de se connecter et de rejoindre l’espace de réunion à temps.
Bien que ce ne soit qu’un bref aperçu des meilleures pratiques pour les réunions en ligne, elles vous mettront sur la bonne voie pour organiser des réunions à distance productives. Grâce à ces conseils, vous pourrez mettre tout le monde à l’aise, et leur permettre de donner le meilleur d’eux-mêmes.
Dernières Considérations
Les réunions de travail à distance ne sont pas près de disparaître. Le monde du travail est en plein essor, avec le gain en popularité du travail hybride, l’adoption d’un style de travail plus international et l’augmentation des entreprises qui recrutent des indépendants. En raison de la prévalence des réunions de travail à distance dans la culture d’entreprise, les managers doivent comprendre comment les mener aussi efficacement que possible.
En utilisant les stratégies que nous avons décrites dans cet article, vous serez bien mieux équipé pour organiser des réunions à distance et les faire fonctionner pour votre entreprise. Réalisées correctement, elles peuvent être un outil puissant pour forger des environnements productifs, booster l’efficience et rendre les rencontres plus efficaces.