2020 fue el año del teletrabajo. Con la pandemia obligando a mucha gente a aislarse en casa, las empresas de todo el mundo recurrieron a herramientas digitales para mantenerse en contacto. Herramientas como Zoom, Teams, Meet, o la que prefiera tu empresa, se han convertido ya en parte del canon cultural corporativo. Sin embargo, empujados por estas circunstancias, muchos directivos siguen sin entender cómo dirigir eficazmente reuniones de trabajo a distancia.
Las reuniones a distancia tienen el reto adicional de mantener la atención de los empleados. De hecho, alrededor del 57 % de los empleados realizan varias tareas a la vez en reuniones a distancia, y alrededor del 15 % de los empleados en remoto realizan tareas domésticas mientras están en llamadas de Zoom. Con más distracciones potenciales en casa, y en circunstancias más discretas, la atención del empleado puede desviarse fácilmente.
Teniendo en cuenta que se prevé que alrededor del 50 % de todos los eventos en el lugar de trabajo serán virtuales en 2025 comprender cómo celebrar reuniones de trabajo a distancia es ahora más importante que nunca. En este artículo, nos adentraremos en los entresijos del origen de las reuniones a distancia, sus ventajas y las estrategias para llevar a cabo mejores reuniones de trabajo a distancia.
Veámoslo más en detalle.
¿Qué son las reuniones de trabajo a distancia y por qué se han popularizado?
Las reuniones de trabajo a distancia son cualquier reunión que tenga lugar a través de Internet. Estas reuniones implican que las personas se unan a plataformas de reuniones virtuales como Microsoft Teams o Zoom para conversar con sus compañeros de trabajo. Las reuniones a distancia permiten a los empleados unirse a las llamadas desde cualquier lugar, lo que ha facilitado el auge del modelo de trabajo híbrido.
Aunque el trabajo híbrido siempre ha sido una posibilidad para algunas empresas, la pandemia de 2020 fue el momento en que todo empezó a cambiar. Obligadas a alejarse de espacios públicos como las oficinas, las reuniones a distancia se convirtieron rápidamente en la única opción a la que podían recurrir las empresas. Vimos el aumento inmediato de las valoraciones de empresas como Zoom reflejar la fiebre por las plataformas de reuniones.
Sin embargo, incluso ahora, años después, se siguen notando las secuelas de la transición al trabajo en remoto. La mayoría de los empleados, un 73 %, sigue queriendo disponer de opciones remotas. A pesar de esto, la mayoría de las empresas se están decantando por un modelo híbrido que permite a los empleados acudir algunos días de la semana a la oficina y otros, quedarse en casa.
También estamos viendo cómo las oficinas rediseñan su distribución y estructura en respuesta a esto. Muchas empresas optan por modalidades de trabajo más flexibles, como módulos de oficina y cabinas acústicas para facilitar un mejor entorno de trabajo. Estos cambios garantizan que, si la gente se desplaza a su oficina, se vea recompensada con un espacio atractivo y productivo desde el que trabajar.
Ventajas de las reuniones de trabajo a distancia
Con unos cuantos años de trabajo híbrido en el haber de la mayoría de las empresas, ahora tenemos muchos datos de los que tirar cuando examinamos las ventajas de las reuniones de trabajo a distancia. Aunque los primeros datos de 2020 indicaban que las reuniones a distancia eran menos productivas, se trataba más bien de una curva de ajuste.
Los datos actuales sobre las reuniones a distancia señalan un montón de ventajas que las empresas pueden aprovechar:
– Reducción del estrés laboral: el 70 % de los empleados que participan en reuniones virtuales afirman que les resultan menos estresantes que las reuniones en persona. Teniendo en cuenta la cantidad de reuniones a las que suelen asistir los empleados durante una semana cualquiera, esto puede contribuir a una vida laboral mucho menos estresante.
– Mejora del equilibrio entre el trabajo y la vida privada: el 84 % de los empleados que disponen de opciones híbridas afirman que son personas más felices. Con la posibilidad de llamar desde casa, las reuniones a distancia aumentan la satisfacción de los empleados y fomentan estrategias positivas para su salud mental.
– Aumento de la productividad: el 60 % de los empleados creen que las reuniones a distancia son más productivas, consiguiendo hacer lo mismo en menos tiempo.
Una vez que tu empresa se abra a las reuniones de trabajo a distancia, podrás obtener una gran variedad de ventajas. Tus empleados y tu cuenta de resultados te lo agradecerán.
Estrategias para llevar a cabo reuniones de trabajo a distancia
Para llevar a cabo reuniones de trabajo a distancia con eficacia, tienes que hacer que las cosas funcionen lo mejor posible. Aunque la mayoría de la gente ya está acostumbrada a la atmósfera virtual, debes procurar que la gente esté lo más cómoda posible durante la reunión online.
He aquí algunas de las mejores estrategias para organizar reuniones a distancia:
- Solidifica tu estructura tecnológica: los problemas técnicos pueden desbaratar por completo tus reuniones. Antes de empezar, asegúrate de que tú y todos los asistentes podéis acceder al espacio de la reunión, hablar y utilizar la cámara.
- Cíñete al orden del día: el hecho de que estés en un espacio virtual no significa que los fundamentos de lo que constituye una buena reunión empiecen a desaparecer. Elabora siempre un orden del día de la reunión y envíalo a todos los asistentes antes de empezar.
- Presenta a la gente: puede resultar incómodo estar sentado en una convocatoria en la que no conoces a nadie, pero puedes ver directamente más de 10 pantallitas delante de ti. Como directivo, debes presentar a todos los asistentes a la reunión al principio, lo que ayudará a establecer conexiones.
- Regla de los 5 minutos: fija siempre la hora de inicio de la reunión 5 minutos antes al enviar la invitación. Esto dará a la gente tiempo suficiente para arrancar sus ordenadores, conectarse e incorporarse a tiempo al espacio virtual.
Aunque esto es sólo una pequeña muestra de las mejores prácticas de reuniones de trabajo a distancia, te ayudarán a ir por el buen camino cuando organices reuniones online. Con ellas, conseguirás que todos se sientan cómodos para que puedan realizar su mejor trabajo.
Reflexiones finales
Las reuniones de trabajo a distancia no van a desaparecer pronto. Con el auge del trabajo híbrido, el paso a un estilo de empleo más internacional y el aumento de empresas que contratan a trabajadores autónomos, el mundo del trabajo a distancia está prosperando. Debido a su prevalencia en la cultura empresarial, los directivos deben saber cómo celebrar reuniones de trabajo a distancia de la forma más eficaz posible.
Si utilizas las estrategias que hemos descrito en este artículo, estarás mucho mejor preparado para asumir las reuniones a distancia y hacer que funcionen a la perfección en tu empresa. Cuando se hacen correctamente, las reuniones a distancia pueden ser una poderosa herramienta que forja entornos productivos, mejora la productividad y hace las reuniones, mucho más eficaces.