Seit der Pandemie 2020 sind berufliche Flexibilität und hybride Arbeitsplätze zu heißen Themen geworden. Angesichts der drastischen Umstände war das Homeoffice eine dringend benötigte Maßnahme, die Führungskräfte schnellstmöglich umsetzen mussten. Doch zwei Jahre später zeigen Untersuchungen von PwC, dass 45% der Belegschaft nicht effektiv aus der Ferne arbeiten können.
Ganz gleich, was im nächsten Jahrzehnt passiert, die Arbeit im Büro wird nicht verschwinden. Die Bürokultur ist zu einer Institution geworden, die bestimmt, wie ganze Städte gebaut und wie die moderne Verkehrsinfrastruktur genutzt werden. Wenn wir jedoch weiterhin dafür sorgen möchten, dass unsere Mitarbeiter ins Büro kommen, sollten Unternehmen alles in ihrer Macht Stehende tun, um effektive Arbeitsplätze zu schaffen.
In diesem Artikel wenden wir uns daher einer der führenden Methoden zur Steigerung der Produktivität und zur Verringerung von Ablenkungen am Arbeitsplatz zu: Büro-Telefonboxen. Wir gehen auf die wichtigsten Dos und Don’ts bei Büro-Telefonzellen ein und zeigen auf, wie sie bestmöglich genutzt werden können.
Legen wir los!
Do: Büro-Telefonzellen nutzen, um konzentriert und unterbrechungsfrei zu arbeiten
Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter am Schreibtisch nicht viel erledigen. Vom Lesen der Nachrichten über das Scrollen durch soziale Medien bis hin zu einem kleinen Plausch mit Kollegen gibt es jede Menge Ablenkungen im Büroalltag. Untersuchungen von Zippa legen nahe, dass von jedem Acht-Stunden-Arbeitstag 5 Stunden und 7 Minuten unproduktiv sind.
Büro-Telefonboxen sind eine ideale Möglichkeit, um die Produktivität im Büro zu verbessern. Indem du deinen Mitarbeitern Zeit in Büro-Telefonzellen zuteilst, wird intensive Arbeitszeit gefördert. Die Zeit in der Büro-Telefonzelle oder Meetingbox ist nicht nur frei von Ablenkungen, wie beispielsweise ein Plausch mit Kollegen, sondern sie hilft den Mitarbeitern auch dabei, sich stärker auf ihre Arbeit zu konzentrieren.
Die Nutzung von Büro-Telefonzellen für konzentriertes und unterbrechungsfreies Arbeiten ist die beste und effektivste Möglichkeit. Deine Mitarbeiter werden es dir danken.
Do: Lege Richtlinien fest, um allen Mitarbeitern den gleichen Zugang zu gewährleisten
Bevor du deinen Mitarbeitern freie Hand bei der Nutzung der neuen Büro-Telefonzellen gewährst, solltest du versuchen, einige Grundregeln aufzustellen. Natürlich sollten alle Büromitarbeiter diese privaten Räume respektvoll behandeln und sie für die nächste Person sauber und aufgeräumt hinterlassen.
Darüber hinaus solltest du jedoch einige zeitliche Richtlinien festlegen. Ein Online-Buchungssystem für die Büroräume, wie es in vielen Unternehmen verwendet wird, kann jedoch unproduktiv sein, da es den Druck zur Nutzung erhöht. Büro-Telefonzellen sollten zugänglich sein, wenn jemand umfangreiche Arbeiten erledigen muss, und nicht für jemanden, der gerne im Voraus bucht.
Lege fest, wie viel Zeit ein Mitarbeiter in einer Bürokabine verbringen kann. Diese Grundregeln verringern die Wahrscheinlichkeit, dass bestimmte Arbeiter die Büro-Telefonzellen monopolisieren und mehr Zeit haben, als ihnen zusteht.
Do: Büro-Telefonzellen in deine Arbeitsplatzkultur integrieren
Laut WHO ist ein schlechtes Arbeitsumfeld eine der Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz. Eine direkte Lösung hierfür sind Büro-Telefonzellen, die einen zusätzlichen, hochwertigen Arbeitsplatz bieten, den jeder bei Bedarf nutzen kann.
Dennoch muss sich der Büroalltag auf die neuen Kabinen einstellen. Wenn deine Mitarbeiter noch nie zuvor Büro-Telefonzellen genutzt haben, verstehen sie möglicherweise nicht, wie oder ob sie diese buchen müssen, um sie zu nutzen. Wenn die Büro-Telefonzelle oder Meetingbox eintrifft, empfiehlt es sich daher, deine Mitarbeiter zu informieren. Flyer eignen sich hierzu besonders gut, um zu erklären, wie man sie nutzt, welche Vorteile Deep Work bietet und wie die Zeitlimits ausfallen.
Don’t: Büro-Telefonzellen nur für Manager reservieren
Meetingboxen sind eine fantastische Ressource für Manager, die ein persönliches Gespräch mit einem Mitarbeiter führen möchten. Der private Bereich eignet sich ideal für kurze Gespräche und kann zu einem Hotspot für morgendliche Besuche werden. Manager müssen jedoch verstehen, dass diese Kabinen keine Erweiterungen ihrer Büros sind.
Falls du bemerkst, dass Manager viel Zeit in den Meetingboxen in Anspruch nehmen, solltest du die Beweggründe hinterfragen. Büro-Telefonzellen sollten primär eine Unterstützung der Arbeitsplatzinfrastruktur sein, um intensives Arbeiten zu fördern. Wenn bestimmte Mitarbeiter viel Zeit darin verbringen oder andere Mitarbeiter herausschmeißen, herrscht Handlungsbedarf.
Deine Regeln und Strukturen sollten auch für deine Manager gelten. Insbesondere wenn man bedenkt, dass 84% der Arbeitnehmer angeben, dass schlechte Manager Stress im Büro verursachen, sollte solch eine Situation so früh wie möglich geregelt werden.
Don’t: Mitarbeiter bei der Arbeit in Büro-Telefonzellen stören
98% der Büroangestellten geben an, dass sie bei der Arbeit mindestens dreimal am Tag abgelenkt sind. Kleine Ablenkungen sind eine der Hauptursachen für mangelnde Produktivität im Büro, da es fast 30 Minuten dauert, um sich von Störungen zu erholen.
Um deinen Büroangestellten dabei zu helfen, das Beste aus den Büro-Telefonzellen und Meetingboxen zu machen, solltest du Regeln bzgl. Störungen in einer Büro-Telefonzelle festlegen. Wenn deine Mitarbeiter wissen, dass sie sich in einem privaten Bereich befinden, in dem sie ungestört arbeiten können, ist es wahrscheinlicher, dass sie in einen Arbeitsfluss geraten und mehr erledigen.
Büro-Telefonzellen sollten ein Rückzugsort von Ablenkungen sein – stelle daher sicher, dass deine Büroregeln diesen Gedanken übernehmen.
Abschließende Gedanken
Büro-Telefonboxen sind ein phänomenaler Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes. Um die Produktivität zu steigern, Ablenkungen zu beseitigen und eine effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen, sollte jedes Büro mindestens einige Büro-Telefonzellen und Meetingboxen nutzen.
Doch gerade wenn Büro-Telefonzellen neu an einem Arbeitsplatz sind, nutzen Unternehmen sie oft aus den falschen Gründen. Wenn du die in diesem Artikel beschriebenen Verhaltensregeln befolgst, kann dein Büro sofort durchstarten, sobald es seine erste Büro-Telefonzelle oder Meetingbox erhält. Indem du dich einfach an die beschriebenen Dos hältst und die Don’ts vermeidest, schaffst du eine starke Arbeitskultur, in der Mitarbeiter gerne ins Büro kommen und intensive Arbeit verrichten.
Viel Glück bei der Integration von Büro-Telefonzellen in deinem Unternehmen!