Los conflictos en el lugar de trabajo son mucho más comunes de lo que se podría pensar en un principio. Y, como lugar central de discusión y comunicación, las reuniones de trabajo son lugares privilegiados para los conflictos entre empleados. De hecho, alrededor del 85 % de los empleados experimentan algún tipo de conflicto en el trabajo la gran mayoría de ellos lo hace en el marco de reuniones. Para dar cabida a una mejor comunicación y mejorar la política en el lugar de trabajo, las empresas deben saber cómo gestionar los conflictos durante las reuniones de trabajo.
Los conflictos pueden surgir por diversas razones. Especialmente en el lugar de trabajo, donde los empleados pasan mucho tiempo unos con otros, los conflictos pueden surgir con facilidad. Dicho esto, existen métodos que tu empresa puede utilizar para construir un entorno de trabajo más positivo. Cuando los empleados se sienten menos estresados y más cómodos en el trabajo, es más probable que adopten hábitos más agradables.
He aquí nuestros mejores consejos sobre cómo gestionar los conflictos durante las reuniones de trabajo:
- Escucha activa y empatía
- Reglas básicas y normas de la reunión
- Meditación y facilitación
- Inteligencia emocional y desescalada
- Seguimiento posterior a la reunión
Desglosemos estas cinco estrategias, que te permitirán crear un entorno de trabajo más estable.
Escucha activa y empatía
Una de las causas habituales de conflicto en las reuniones es cuando un empleado no se siente escuchado. Esto podría ocurrir si no tienen la oportunidad de hablar, pero es más probable que suceda si sienten que sus compañeros de trabajo no están escuchando realmente lo que dicen.
Para crear una dinámica de reunión más eficaz, tu empresa debe asegurarse de que los asistentes a la reunión participen en la escucha activa. La escucha activa consiste en comprometerse con lo que se dice, abordando directamente y comprendiendo las ideas que la gente plantea. Como directivo, al responder a una información concreta después de que alguien haya dejado de hablar, puede demostrar que ha estado escuchando atentamente.
En las reuniones, debes intentar inspirar a los empleados para que se centren en la escucha activa y empática. Esto no sólo garantizará que haya menos conflictos durante las reuniones, sino que este enfoque activo aumentará la productividad de las reuniones para todos.
Establecer reglas básicas y normas para las reuniones
Todas las empresas tienen un conjunto de normas básicas, habladas o tácitas, que utilizarán en sus reuniones. Algunos llevarán esto al extremo, exigiendo que cada reunión tenga un orden del día específico, una lista de asistencia y resúmenes de las notas de la reunión. Otros adoptarán un enfoque más holístico, esperando que sus empleados traten a todos los demás con respeto y amabilidad.
Independientemente de dónde estés situado en este espectro, es una buena idea redactar claramente y distribuir algunas reglas básicas. Estas reglas te permiten crear un código esperado que luego llevarán a cabo todos tus empleados. Con ellas, los empleados tendrán una mejor idea de cómo se espera que se comporten en las reuniones.
Al establecer normas para tus reuniones, todo el mundo entra sabiendo exactamente qué esperar. Con ello, encontrarás niveles más altos de paciencia, escucha activa y respeto, todo lo cual puede contribuir en gran medida a prevenir los conflictos.
Meditación y facilitación
La meditación es un enfoque con un poco de «mano izquierda» para reducir los conflictos en el lugar de trabajo, pero que cuenta con estudios eficaces que lo respaldan. La causa más común de frustración en el lugar de trabajo suele ser el estrés, la ansiedad y el cansancio por sentirse sobrecargado de trabajo. Si proporciona recursos o aplicaciones de meditación gratuitos a sus empleados, podrá ayudarles a reducir el estrés y mejorar su bienestar mental.
Los empleados que estén menos estresados en el trabajo y mediten antes o después de las reuniones experimentarán una mejor cognición y una mayor productividad. Es más, tener este pequeño descanso antes de entrar en una reunión ayudará a las personas a tener más paciencia y a interactuar con los demás de forma más amistosa.
Aunque la meditación no va a ser para todo el mundo, ofrecerla como opción a sus empleados puede ayudar mucho.
Inteligencia emocional y desescalada
La desescalada es una táctica poderosa que todo directivo debería comprender. Para gestionar eficazmente las situaciones de conflicto, debe formar a sus directivos en módulos de inteligencia emocional. Enseñar a acercarse y calmar a las personas frustradas o enfadadas contribuirá en gran medida a la resolución de conflictos.
Al ser más conscientes de las emociones de los demás, los directivos podrán comprender por qué un empleado se siente frustrado y apoyarle mejor. Aprender a suavizar las situaciones tensas, ya sea hablándolo o haciendo pequeñas pausas, puede crear un espacio de conversación más constructivo.
No todos los directivos mostrarán de forma innata destreza en la desescalada. Por suerte, ésta es un área en la que puedes invertir, proporcionando formación a los empleados para asegurarte de que tus directivos entienden cómo gestionar las situaciones tensas en el trabajo.
Seguimiento posterior a la reunión y resolución de conflictos
Siempre que surge un conflicto durante una reunión de trabajo, suele alterar el equilibrio de la oficina durante las horas posteriores. Algunos empleados pueden tener una respuesta profundamente angustiosa al conflicto, mientras que otros pueden tener una reacción más emocional. Una forma de proporcionar apoyo a los empleados tras un conflicto en una reunión es ofrecer siempre un espacio para discusiones de seguimiento.
Si dos empleados discuten durante una reunión, invitarles a un espacio privado para discutir sus sentimientos es una buena forma de disipar cualquier tensión que pueda persistir. La utilización de una cabina insonorizada de oficina para varias personas les proporcionará un lugar insonorizado donde podrán discutir sus diferencias y llegar a una conclusión más amistosa.
Crear espacios para la reconversión ayudará a mejorar las relaciones en el lugar de trabajo y contribuirá a crear un entorno de oficina mucho más productivo.
Reflexiones finales
Los conflictos en el lugar de trabajo son inevitables. Después de todo, sólo somos humanos. Dicho esto, es responsabilidad de la empresa minimizar el conflicto y asegurarse de que nunca se le vaya de las manos. Para crear un entorno de trabajo más productivo y feliz, las empresas deben situar la resolución de conflictos a la cabeza de su lista de prioridades.
Las estrategias de gestión y resolución de conflictos que hemos esbozado en este artículo permitirán a tu empresa realizar mejores reuniones de trabajo. Desde el seguimiento posterior a la reunión para resolver tensiones hasta el establecimiento de reglas básicas claras, estos consejos te pondrán en el buen camino hacia la creación de un lugar de trabajo mejor para todos.