Tanto si las amas como si las odias, es probable que tengas al menos unas cuantas programadas esta semana. Las reuniones de trabajo están absolutamente extendidas en el mundo empresarial, permitiendo a la gente comunicarse y compartir información. Sin embargo, las reuniones de trabajo también tienen muchos inconvenientes, ya que las sesiones improductivas cuestan más de 24 000 millones de horas al año.
Los trabajadores pasan mucho tiempo en reuniones cada semana, tiempo que podrían dedicar alternativamente a trabajar. Las principales frustraciones con las reuniones no son el formato en sí, sino cuando los ejecutivos o directivos organizan reuniones sólo para perder el tiempo. Me viene a la mente la famosa frase «esto podría haber sido un correo electrónico».
De media, un empleado asiste a unas ocho reuniones a la semana. En lugar de ver sólo los inconvenientes de las reuniones de trabajo, estamos aquí para poner luz a este asunto. Repasaremos las principales frustraciones de las reuniones y te daremos soluciones prácticas que puedes seguir.
Organizarás mejores reuniones en un abrir y cerrar de ojos. Veámoslo más en detalle.
¿Cuáles son los posibles inconvenientes de las reuniones en la oficina?
El estado actual de la cultura de reuniones se nos ha ido un poco de las manos. El 58 % de los empleados afirman que sus reuniones duran más de 30 minutos de media, lo que supone una enorme cantidad de tiempo que podrían haber sido horas de trabajo productivas. Aunque algunas reuniones son absolutamente necesarias e incluso pueden ahorrar tiempo, no es el caso de la mayoría de ellas.
He aquí algunos de los inconvenientes más destacados de las reuniones de trabajo:
– Pueden ser improductivas: si una reunión no concluye con elementos claros y procesables para el trabajo futuro, nueva información para los empleados o conocimientos adicionales, puede haber sido una pérdida de tiempo.
– Las reuniones duran demasiado: ¿Es realmente necesario que tu reunión dure 30 minutos? ¿Podrías haberla hecho en 15? ¿Y en 10?
– Las reuniones parecen desestructuradas: sin una estructura clara, los empleados pueden sentir que el anfitrión no sabe lo que está haciendo o por qué ha convocado a la gente a la reunión.
– Las reuniones rutinarias obstruyen las horas de trabajo: si tienes reuniones de equipo heredadas y organizadas en horarios que no tienen por qué estar ahí, podrías estar haciendo perder el tiempo a la gente.
Cuando se les pregunta, la mayoría de los empleados señalan estas cuatro áreas como los principales inconvenientes de las reuniones de trabajo. Por suerte, cada una de ellas es algo que tu equipo puede remediar y superar en el camino hacia mejores reuniones.
Cómo minimizar los inconvenientes de las reuniones de trabajo
Para minimizar los inconvenientes de las reuniones de trabajo, trabajaremos metódicamente en cada una de las mayores preocupaciones de los empleados, aportando soluciones eficaces que puedes poner en práctica.
Veamos cómo hacerlo mucho más en detalle.
Cómo superar las reuniones que se alargan demasiado
Las reuniones más largas pueden ser forzosamente una costumbre de una empresa. Si algunas personas están acostumbradas a dirigir sus reuniones de una manera determinada, pueden sobrepasar con frecuencia los límites de tiempo. Créenos cuando te decimos que nadie quiere estar en una reunión que se alarga más de la cuenta. De hecho, las reuniones que se prolongan demasiado pueden incluso hacer que la gente se duerma, ya que casi el 40 % de los empleados se han quedado dormidos en una reunión.
Para que tus reuniones sean lo más breves posible, céntrate en objetivos claros durante toda la reunión. ¿Sobre qué punto quieres hablar en cada intervalo de 5 minutos? Si no sabes con claridad qué debes abordar cada 5 minutos, necesitas crear una mejor estructura de reunión, de la que hablaremos en breve.
Concéntrate siempre en acelerar las reuniones lo más rápidamente posible; todos te lo agradecerán. Si es absolutamente necesario, puedes enviar información preliminar para que todo el mundo esté al tanto, lo que te permitirá llegar al fondo del problema aún más rápido.
Cómo estructurar mejor las reuniones y aumentar la productividad
Crear una orden del día es una de las formas más eficaces de estructurar una reunión. Envía una orden del día antes de la reunión dónde se detalle de qué va, por qué se celebra y cuáles serán los elementos de acción posteriores. Las órdenes del día son una de las herramientas más poderosas que puedes tener en tu arsenal de reuniones.
Además, puedes incluir información adicional en tu orden del día, como los estudios o revisiones de los que hablarás. Este enfoque garantiza que, cuando llegues a una reunión, todo el mundo sabrá ya lo que está pasando, lo que ayuda a agilizar las conversaciones y a centrarse en crear un espacio de diálogo productivo.
Otra forma estupenda de dar una estructura adicional es designar una sala específica o cabina insonorizada de oficina colaborativa para celebrar la reunión. Disponer de un espacio exterior donde se reúna todo el mundo garantiza que la gente llegue a tiempo para que puedas empezar. Trata las reuniones como una operación de entrada y salida, reduce el tiempo siempre que puedas y cíñete a tu agenda por encima de todo.
Cómo reelaborar los horarios de las reuniones rutinarias
Si quieres superar uno de los principales inconvenientes de las reuniones de trabajo, echa un vistazo al calendario laboral típico de cualquier empleado. Si observas un elevado número de reuniones rutinarias, empieza a preguntarte por qué. Ciertos equipos, como los de desarrollo de software que utilizan Agile, necesitarán absolutamente una reunión matutina, pero puede que tu equipo de marketing no.
Averigua qué reuniones son necesarias y cuáles se producen sólo porque así es como ese equipo ha hecho siempre las cosas. Siempre puedes sondear a departamentos concretos para averiguar si alguna de sus reuniones les parece una pérdida de tiempo. Reduce las reuniones tanto como puedas.
Reflexiones finales
Las reuniones de trabajo no tienen por qué ser una pérdida total de tiempo. De hecho, las reuniones de trabajo tienen muchas ventajas que tu equipo puede aprovechar, si las organizas correctamente. Centrándonos en los principales inconvenientes de las reuniones de trabajo, podemos abordarlos uno a uno y crear soluciones eficaces para mejorar la cultura de reuniones.
Siguiendo las cuatro estrategias que hemos esbozado en esta lista, podrás crear reuniones que involucren a tus empleados sin ocuparles demasiado tiempo. No sólo tus empleados estarán más contentos de acudir a las reuniones, sino que todos saldréis de ellas con la información que necesitáis para tener éxito en vuestras funciones diarias.