Tener reuniones de trabajo productivas a veces puede parecer un poco difícil de conseguir. Especialmente cuando los empleados que son directivos o supervisores de un rango medio pasan el 50 % de su tiempo en reuniones, las empresas deben centrarse en hacer que cada minuto de reunión cuente.
De media, alrededor del 70 % de las reuniones de trabajo impiden a los empleados desempeñar su trabajo con eficacia. Teniendo en cuenta las miles de horas que cada empleado pasará en reuniones a lo largo de su vida, esto representa una enorme pérdida de productividad para las empresas, a no ser que empieces a organizar reuniones de trabajo más productivas.
En este artículo, repasaremos los tres consejos principales para que las reuniones de trabajo sean más productivas:
– Centrarse en la colaboración
– Utilizar elementos de acción
– Crear órdenes del día para las reuniones
Veámoslo más en detalle.
Reuniones de trabajo productivas: centrarse en la colaboración
La colaboración es una herramienta que a menudo se pasa por alto en el lugar de trabajo. Proceder de culturas bastante individualistas dentro de una máquina capitalista competitiva puede hacer que los empleados se centren en sí mismos y den prioridad a las victorias individuales. Aunque siempre habrá tareas que realicemos solos, la colaboración puede ser una herramienta maravillosa para mejorar las reuniones.
La mayoría de las veces, al convocar una reunión de grupo, las empresas buscan resolver un problema. En lugar de dejar que los empleados aporten ideas de solución solos, puedes utilizar espacios de reunión para que la gente trabaje en grupo. En la reunión, puedes dividir a la gente en pequeños grupos.
Cada grupo dispondrá del mismo tiempo para idear y desarrollar una solución. Cuando termine el tiempo, cada grupo puede presentar rápidamente su idea en 1 o 2 minutos. Esto no sólo garantiza que tengas varias soluciones preparadas para un problema, sino que también ayuda a impulsar la colaboración en el lugar de trabajo.
Aunque la colaboración en las reuniones puede parecer un poco extraña al principio, una vez que se pone en marcha, puede ser una forma maravillosa de mantener a la gente comprometida, aumentar la satisfacción en las reuniones y garantizar que tus empleados trabajen bien en equipo.
Reuniones de trabajo productivas: elementos de acción
Para tener una reunión de trabajo más productiva, tus empleados necesitan saber exactamente qué se han llevado de esa reunión. Si una reunión se desvanece y termina sin objetivos claros ni elementos de acción en mente, puede resultar difícil para los empleados comprender cuál era el propósito de ese tiempo.
Para suavizar este proceso en la medida de lo posible y evitar que se produzcan reuniones fallidas, tu empresa debe recurrir a los elementos de acción. Los elementos de acción son una lista de tareas o responsabilidades fundamentales que tu equipo llevará a cabo después de una reunión. Estas acciones pueden ser tan sencillas como crear un plan o poner al día al equipo de algo, o dar pasos hacia la finalización de un proyecto mayor.
Es una buena idea asignar elementos de acción a personas concretas. Aunque esto puede parecer abrumador, el sentido de responsabilidad que crea garantiza que la tarea se completará. Cuando termines una reunión con elementos de acción generales del equipo, puede que descubras que nadie se pone manos a la obra.
Piensa en las reuniones como una forma de crear impulso en tu empresa. Los elementos de acción son ese empujón extra que necesitas para poner a todo el mundo en el buen camino. Cuando esto se convierta en un hábito natural de tus reuniones, descubrirás que las reuniones de trabajo productivas serán algo habitual en tu empresa. La gente sabe por qué está allí, qué tiene que hacer después de la reunión y qué responsabilidades tiene exactamente.
Además, si tienes objetivos claros en forma de elementos de acción, podrás agilizar la reunión y ahorrar tiempo a largo plazo. Este formato basado en objetivos ahorrará a tu empresa mucho tiempo y esfuerzo de los empleados.
Utilizar órdenes del día para las reuniones hará que puedas sacarle más partido a tus reuniones de trabajo
Una orden del día para las reuniones es una de las herramientas más poderosas de que dispone toda empresa. En pocas palabras, una orden del día es un pequeño documento que resume la información básica sobre la reunión. Aunque cada empresa lo hace de forma diferente, esto podría incluir aspectos como:
– ¿Por qué has convocado la reunión?
– ¿De qué hablaréis en la reunión?
– ¿Quién estará allí y cuál será su papel?
– ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
– ¿Qué acciones se desarrollarán y se llevarán a cabo al finalizarla?
– ¿Qué recursos adicionales ofrecerás a tus empleados para que lean antes de la reunión?
Crear una orden del día de la reunión y distribuirla previamente a todos los asistentes es el primer paso para organizar una reunión productiva. Las órdenes del día son eficaces porque muestran a todos los asistentes que te has tomado tiempo para planificar la reunión, asegurándote de que es importante. Además, los recursos adicionales ayudarán a todo el mundo a llegar a la reunión lo más preparado posible.
Utilizar una orden del día es absolutamente imprescindible si quieres celebrar reuniones de trabajo más productivas. Si empiezas a exigirlas para cada reunión, notarás que el número de reuniones improductivas e inútiles empieza a disminuir rápidamente. Cuando la gente tiene que responder a la pregunta de por qué su reunión es necesaria antes de organizarla, puede darse cuenta de que sólo está perdiendo el tiempo.
Si quieres sacar alguna conclusión de este artículo, piensa que las órdenes del día son la herramienta más importante que tienes cuando se trata de aumentar la productividad de las reuniones de trabajo. Y a día de hoy, menos del 40 % de los lugares de trabajo utilizan órdenes del día, lo que significa que es una mejora que pueden y deben adoptar la mayoría de las empresas.
Reflexiones finales
Las reuniones pueden ser una situación de éxito o fracaso. Mientras que algunas parecen una pérdida total de tiempo, otras pueden ser la chispa que necesitas para iniciar una nueva campaña, desarrollar una nueva idea o crear un nuevo producto. Para aumentar la productividad de tus reuniones, deberías organizar el segundo tipo de reunión más a menudo.
Por supuesto, por mucho que nos esforcemos, no todas las reuniones van a ser productivas. A veces, las cosas salen mal, se nos cruzan los cables o las reuniones no salen como esperábamos. Dicho esto, si te centras en las tres áreas que hemos tratado en esta reunión, podrás crear una estrategia de reuniones mucho más eficaz. Con estos consejos, en poco tiempo estarás organizando reuniones de trabajo más productivas e interesantes para todos.