Les conflits en milieu professionnel sont beaucoup plus fréquents qu’on ne le pense. En tant que lieu central de discussion et de communication, les réunions sont des terrains propices aux tensions entre employés. En effet, environ 85 % des employés rencontrent une forme de conflit au travail, la grande majorité lors de meetings. Ainsi, pour favoriser une meilleure communication et des relations professionnelles plus saines, les entreprises doivent apprendre à gérer les conflits pendant les réunions de travail.
Les conflits peuvent survenir pour diverses raisons, surtout sur les lieux de travail où les employés passent beaucoup de temps ensemble. Cela dit, il existe des méthodes que votre entreprise peut utiliser pour créer un environnement de travail plus positif. En effet, lorsque les employés se sentent moins stressés et plus à l’aise, ils sont plus enclins à adopter des comportements plus agréables.
Voici nos meilleurs conseils sur la façon de gérer les conflits lors des réunions de travail :
- Écoute active et empathie
- Règles de base et normes de réunion
- Méditation et facilitation
- Intelligence émotionnelle et désescalade
- Suivi post-réunion
A présent, décomposons ces cinq stratégies permettant de créer un environnement de travail plus stable.
Écoute Active et Empathie
L’une des causes courantes de conflits lors des réunions est le sentiment d’un employé de ne pas être entendu, notamment s’il n’a pas l’occasion de s’exprimer. De plus, la frustration est encore plus probable s’il a l’impression que ses collègues n’écoutent pas réellement ce qu’il dit.
Afin de créer une dynamique de réunion plus efficace, il est essentiel que votre entreprise s’assure que les participants pratiquent l’écoute active. Cela consiste à s’engager pleinement dans ce qui est dit, en répondant directement et en comprenant les idées avancées par les autres. En tant que manager, vous pouvez montrer que vous avez écouté attentivement en réagissant à des informations spécifiques après que quelqu’un ait fini de parler.
Pendant les réunions, encouragez également les employés à se concentrer sur une écoute active et empathique. Non seulement cela réduira les conflits, mais cette approche active améliorera aussi la productivité des rencontres pour tous les participants.
Création de Règles de Base et de Normes de Réunion
Chaque entreprise a ses propres règles de fonctionnement, explicites ou implicites, qui s’appliquent aux réunions. Certaines règles peuvent être strictes, exigeant un ordre du jour précis, une liste de participants et des résumés détaillés. D’autres adoptent une approche plus souple, attendant simplement des employés qu’ils se traitent avec respect et courtoisie.
Peu importe où vous vous situez sur ce spectre, il est toujours judicieux de formuler et de diffuser clairement des règles de base. Celles-ci permettent d’établir un code de conduite, que tous vos employés pourront alors respecter pour afficher un meilleur comportement lors des réunions.
Ces normes permettent à chacun de participer en sachant exactement à quoi s’attendre. Favorisant une plus grande patience, une écoute active et un respect mutuel, cela peut contribuer à prévenir les conflits.
Médiation et Facilitation
La méditation peut sembler une approche peu conventionnelle pour réduire les conflits en milieu de travail, cependant, elle est soutenue par des études efficaces. En effet, la cause la plus fréquente de frustration est généralement une surcharge de travail provoquant le stress, l’anxiété et la fatigue. En offrant des ressources ou des applications de méditation gratuites à vos employés, vous les aiderez à réduire leur stress et à améliorer leur bien-être mental.
Les employés moins stressés au travail, qui méditent avant ou après les réunions, ont une meilleure cognition et une productivité accrue. De plus, cette petite pause avant d’entrer en réunion aide les gens à avoir plus de patience et à interagir avec les autres de manière plus amicale.
Même si la méditation ne convient pas à tout le monde, la proposer comme option à vos employés peut s’avérer bénéfique.
Intelligence Émotionnelle et Désescalade
La désescalade est une tactique puissante que tout manager devrait maîtriser. Il est crucial que vos managers apprennent l’intelligence émotionnelle pour pouvoir aborder et calmer les personnes frustrées ou en colère. Cela contribuera grandement à la résolution des conflits.
En étant plus attentifs aux émotions des autres, les managers peuvent comprendre pourquoi un employé est frustré et mieux le soutenir. Apprendre à désamorcer les situations tendues, que ce soit en en discutant ou en prenant de courtes pauses, peut favoriser un espace de conversation plus constructif.
Bien entendu, tous les managers ne seront pas naturellement doués dans la désescalade. Heureusement, c’est un domaine dans lequel vous pouvez investir, en leur offrant une formation sur comment gérer les situations tendues au travail.
Suivi et Résolution de Conflits Post-réunion
Quand un conflit éclate lors d’une réunion de travail, cela perturbe généralement l’équilibre du bureau pendant quelques heures. Certains employés peuvent y réagir très mal, tandis que d’autres peuvent avoir une réaction plus émotionnelle. Une façon d’offrir du soutien aux employés après un conflit en réunion est de toujours prévoir un espace pour des discussions de suivi.
En effet, si deux employés se sont disputés pendant une réunion, les inviter dans un espace privé pour discuter de leurs sentiments est un bon moyen de dissiper toute tension qui pourrait persister. Par exemple, une cabine de bureau pour plusieurs personnes leur offrira un endroit insonorisé pour gérer leur désaccord et parvenir à une conclusion plus amiable.
En créant des espaces de conversion, vous contribuerez à améliorer les relations de travail et à favoriser un environnement beaucoup plus productif.
Dernières Considérations
Les conflits en milieu de travail sont inévitables. Après tout, nous sommes humains. Cela dit, c’est la responsabilité de l’entreprise de minimiser les conflits et de s’assurer qu’ils ne dégénèrent jamais. Pour créer un environnement de travail plus productif et plus agréable, il faut placer la résolution des conflits en tête des priorités.
Les stratégies de résolution et de gestion de conflits présentées dans cet article permettront à votre entreprise d’organiser de meilleurs meetings. De la gestion des tensions post-réunion à l’établissement de règles claires, vous serez sur la bonne voie pour créer un meilleur milieu de travail pour tous.