2020 war das Jahr der Fernarbeit. Da sich viele Menschen pandemiebedingt zu Hause isolieren mussten, griffen Unternehmen auf der ganzen Welt auf digitale Tools zurück, um in Kontakt zu bleiben. Viele Tools wie Zoom, Teams und Meet sind mittlerweile zum integralen Bestandteil der Unternehmenskultur geworden. Unter diesen Umständen verstehen viele Führungskräfte jedoch immer noch nicht, wie sie Remote-Meetings effektiv durchführen können.
Bei Remote-Meetings besteht die zusätzliche Herausforderung darin, die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Tatsächlich multitasken etwa 57 % der Mitarbeiter während Remote-Meetings, und etwa 15 % der Mitarbeiter im Home-Office erledigen sogar Hausarbeiten während Zoom-Anrufen. Da zu Hause mehr potenzielle Ablenkungen bei gleichzeitig mehr Privatsphäre lauern, kann die Aufmerksamkeitsspanne schnell nachlassen.
Wenn man bedenkt, dass voraussichtlich rund 50 % aller Veranstaltungen am Arbeitsplatz bis 2025 virtuell stattfinden werden, ist es heutzutage wichtiger denn je, Remote-Meetings richtig umzusetzen. In diesem Artikel befassen wir uns daher mit den Feinheiten von Remote-Meetings sowie ihren Vorteilen und Strategien zur Durchführung.
Lass uns sofort loslegen.
Was sind Remote-Meetings und warum sind sie so beliebt geworden?
Unter Remote-Meetings versteht man alle Meetings, die über das Internet stattfinden. Bei diesen Meetings nehmen Menschen an virtuellen Meeting-Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom teil, um mit ihren Kollegen zu sprechen. Remote-Meetings ermöglichen es Mitarbeitern, von überall aus an Gesprächen teilzunehmen, was den Weg zum hybriden Arbeitsmodell geebnet hat.
Während hybrides Arbeiten für einige Unternehmen schon immer eine Möglichkeit war, markiert die Pandemie 2020 den Moment, in dem sich alles grundlegend verändert hat. Da Unternehmen gezwungen waren, sich von öffentlichen Räumen wie Büros fernzuhalten, wurden Remote-Meetings schnell zur einzigen Option, auf die sie zurückgreifen konnten. Wir haben gesehen, dass der unmittelbare Wertzuwachs von Unternehmen wie Zoom den Ansturm auf Meeting-Plattformen widerspiegelt.
Doch selbst jetzt, Jahre später, sind die Nachwirkungen der Umstellung auf Fernarbeit immer noch spürbar. Die Mehrheit der Mitarbeiter, nämlich 73 %, möchte weiterhin Remote-Optionen nutzen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich jedoch für ein Hybridmodell, das es den Mitarbeitern ermöglicht, an manchen Wochentagen zu kommen und an anderen zu Hause zu bleiben.
Wir beobachten auch, dass Büros als Reaktion darauf ihre Grundrisse und Bürostrukturen neu gestalten. Viele Unternehmen entscheiden sich für flexiblere Arbeitsformen wie Meetingboxen und Telefonkabinen, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen. Diese Änderungen stellen sicher, dass Mitarbeiter, die tatsächlich ins Büro gehen, mit einem ansprechenden und produktiven Arbeitsplatz belohnt werden.
Vorteile von Remote-Meetings
Da die meisten Unternehmen bereits einige Jahre lang Hybridarbeit betrieben haben, verfügen wir nun über zahlreiche Daten, auf die wir zurückgreifen können, wenn wir uns mit den Vorteilen von Remote-Meetings befassen. Während erste Daten aus dem Jahr 2020 darauf hindeuteten, dass Remote-Meetings weniger produktiv waren, handelte es sich dabei eher um eine Anpassungskurve.
Aktuelle Daten zu Remote-Meetings weisen auf eine Vielzahl von Vorteilen hin, die Unternehmen nutzen können:
Reduzierter Stress am Arbeitsplatz – 70 % der Mitarbeiter, die an virtuellen Besprechungen teilnehmen, geben an, dass sie weniger Stress empfinden als bei persönlichen Meetings. Wenn man bedenkt, wie viele Meetings pro Woche wahrgenommen werden, kann dies zu einem deutlich entspannteren Arbeitsumfeld beitragen.
Verbesserte Work-Life-Balance – 84 % der Mitarbeiter, denen Hybridoptionen zur Verfügung stehen, geben an, dass sie glücklicher sind. Durch die Möglichkeit, von zu Hause aus an Besprechungen teilzunehmen, steigern Remote-Meetings die Zufriedenheit und die psychische Gesundheit der Mitarbeiter.
Gesteigerte Produktivität – 60 % der Mitarbeiter glauben, dass Remote-Meetings produktiver sind und die gleiche Menge in kürzerer Zeit erledigt werden kann.
Sobald sich dein Unternehmen für Remote-Meetings öffnet, kannst du von zahlreichen Vorteilen profitieren. Deine Mitarbeiter werden es dir mit einer erhöhten Produktivität und schlussendlich mit erhöhter Rentabilität für dein Unternehmen danken.
Strategien zur Durchführung von Remote-Meetings
Um Remote-Meetings effektiv durchzuführen, musst du für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgen. Auch wenn sich die meisten Menschen inzwischen an die virtuelle Atmosphäre gewöhnt haben, solltest du dennoch versuchen, dass sich die Teilnehmer während des Remote-Meetings so wohl wie möglich fühlen.
Hier sind einige Top-Strategien für die Durchführung erstklassiger
Remote-Meetings:
– Festige deinen Tech-Stack – Technische Probleme können deine Meetings völlig zum Scheitern bringen. Stelle daher vor Beginn sicher, dass du und alle Teilnehmer Zugang zum Besprechungsraum haben, sprechen und deine Kameras verwenden können.
– Halte dich an deine Tagesordnung – Auch in einem virtuellen Raum müssen Grundlagen eingehalten werden, um gute Meetings durchzuführen. Erstelle immer eine Agenda und sende diese an alle Teilnehmer, bevor du beginnst.
– Stelle alle Personen vor – Es kann unangenehm sein, an einem Gespräch teilzunehmen, bei dem du niemanden kennst, aber mehr als zehn kleine Bildschirme direkt vor dir siehst. Als Manager solltest du daher zu Beginn alle Teilnehmer deines Meetings vorstellen, um Kontakte aufzubauen.
– 5-Minuten-Regel – Lege die Startzeit des Meetings immer 5 Minuten vor der eigentlichen Einladung fest. Dadurch haben die Teilnehmer genügend Zeit, ihre Computer hochzufahren, sich anzumelden und rechtzeitig dem Besprechungsraum beizutreten.
Dies ist zwar nur ein kleiner Einblick in die besten Praktiken für Remote-Meetings, sie helfen dir jedoch dabei, bei der Durchführung von Online-Meetings auf den richtigen Weg zu kommen. Somit sorgst du dafür, dass sich jeder wohlfühlt und die besten Ergebnisse erzielt werden.
Abschließende Gedanken
Remote-Meetings werden auch in Zukunft ein fester Bestandteil des Arbeitsplatzes bleiben. Mit der Zunahme des hybriden Arbeitens, dem Übergang zu einem internationalen Beschäftigungsstil und mehr Unternehmen, die Freiberufler einstellen, floriert die Welt der Fernarbeit. Aufgrund der Verbreitung in der Unternehmenskultur müssen Manager verstehen, wie sie Remote-Meetings so effektiv wie möglich gestalten können.
Wenn du die in diesem Artikel beschriebenen Strategien anwendest, bist du viel besser darauf vorbereitet, Remote-Meetings durchzuführen und sie für dein Unternehmen nutzbar zu machen. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Remote-Meetings ein starkes Werkzeug sein, das produktive Umgebungen, eine verbesserte Produktivität und effizientere Meetings schafft.