En la última década se ha producido un gran cambio cultural en lo que respecta al trabajo. Aunque seguimos trabajando más horas que nunca, la mayor flexibilidad que ofrecen muchas empresas ha ayudado a alcanzar nuevos niveles de productividad. Una de las mayores fuerzas que han contribuido a impulsar a las empresas en este sentido son los espacios de trabajo colaborativos.
Al encontrar un espacio común donde los empleados puedan compartir ideas, celebrar mejores reuniones y trabajar con sus compañeros de forma más eficaz, los espacios de trabajo colaborativos son una de las herramientas más poderosas que una empresa tiene en su arsenal. En torno a 55 % de las empresas quieren construir más espacios de colaboración, y muchas ya han aumentado el uso de espacios comunes en los últimos años.
En este artículo, veremos estos espacios de trabajo colaborativo, demostrando por qué son tan eficaces y cómo los utilizan las empresas para acabar con los silos de datos en el lugar de trabajo.
Veámoslo más en detalle.
¿Qué son los espacios de trabajo colaborativo?
Los espacios de trabajo colaborativo tienen dos formatos: espacios físicos y virtuales. Este último es un uso relativamente nuevo del término, por lo que sólo lo trataremos de manera muy breve. Los espacios de trabajo colaborativos virtuales son documentos o sistemas de gestión de proyectos que permiten a los empleados trabajar juntos, aunque estén repartidos a distancia por todo el planeta. Como sistema virtual central, permite que todos se reúnan, dejen notas sobre el trabajo de los demás y sigan trabajando como si estuvieran muy cerca.
Aunque los espacios de trabajo colaborativos tecnológicos son útiles, no lo son tanto en comparación con los espacios físicos para la colaboración, que es en lo que están trabajando actualmente la gran mayoría de las empresas. Los espacios físicos de trabajo colaborativo son salas de reuniones de oficina o espacios diáfanos que fomentan una gran comunicación e inspiran la colaboración.
El objetivo de estos espacios es acercar a los empleados. En lugar de trabajar desde escritorios aislados, un espacio de trabajo colaborativo garantizará que todos puedan trabajar en un proyecto en tiempo real. Sobre todo teniendo en cuenta que más del 25 % de las empresas tienen actualmente un estilo de trabajo híbrido estos espacios son ahora más necesarios que nunca.
Principales ventajas de utilizar espacios de trabajo colaborativos
Los espacios de trabajo colaborativo son un cambio que puedes hacer en tu oficina y que tendrá resultados casi instantáneos. Aunque los cambios importantes en la política o en la estructura de tu lugar de trabajo tendrán repercusiones, éstas sólo se revelan cuando los cambios llevan varios meses en vigor.
Con los espacios de trabajo colaborativos, los beneficios que tu empresa empezará a experimentar son casi instantáneos, ya que se producen en cuanto tus empleados tienen acceso a estos espacios compartidos.
El uso de espacios de trabajo colaborativos tiene una serie de ventajas clave:
- Cambio cultural: los cambios culturales son difíciles de aplicar en las empresas. Aunque puedas querer fomentar un determinado tipo de cultura en el lugar de trabajo, hacerlo y ponerlo en práctica es muy diferente de la teoría. Si te centras en crear espacios de trabajo colaborativos, tu empresa podrá crear un entorno que haga hincapié en la comunicación y el trabajo en equipo. Estos espacios inspiran naturalmente el coworking, ya que las personas pueden ayudarse mutuamente en los proyectos y crear sinergias. Esta puede ser una forma poderosa de ayudar a cambiar a mejor la cultura de tu empresa.
- Mejor socialización: desde un punto de vista psicológico, una de las formas más eficaces de aumentar la felicidad de los empleados en el trabajo es asegurarse de que se sientan a gusto con las personas con las que trabajan. Los espacios de trabajo colaborativos tienen el efecto secundario de hacer que tus empleados pasen más tiempo juntos. Esta puede ser una forma poderosa de impulsar las relaciones y aumentar el compañerismo en tu empresa. Con el tiempo, los empleados más felices contribuirán más a la empresa, tendrán menores tasas de rotación de personal y aumentarán su eficacia en el lugar de trabajo.
- Mayor productividad: como tus empleados podrán comunicarse rápidamente y tendrán relaciones interpersonales más sólidas, tu empresa también experimentará mayores índices de productividad. La naturaleza dinámica que fomentan los espacios de trabajo colaborativos contribuirá a agilizar la gestión de los proyectos y a optimizar los métodos de trabajo de tus equipos.
Los espacios de trabajo colaborativos son algunas de las herramientas más potentes que puedes implementar en tu empresa. No sólo estarás apoyando el estilo de trabajo híbrido al que se están orientando cada vez más empresas, sino que también contribuirás a que tus empleados sean más felices a la vez que aumentas su productividad en el trabajo.
Derrotar los silos de datos: utilizar la comunicación para aumentar la productividad en el lugar de trabajo
Los silos de datos son fallos en la comunicación que suelen producirse cuando las empresas empiezan a escalar. A medida que incorporas más personas a un equipo o tienes un mayor número de departamentos, es más fácil que la información se escape. Especialmente para las empresas con más de 500 empleados, los silos de datos son un gran problema.
Aunque hay formas técnicas de superar los silos de datos, como promover el uso de depósitos de datos centralizados y almacenes de datos, los espacios de trabajo colaborativos también son increíblemente eficaces. Al ofrecer a un equipo un espacio de trabajo único, puedes asegurarte de que todos los miembros del equipo que necesiten conocer la información estén siempre a sólo unos pasos de distancia.
La proximidad física de las personas garantizará que, cuando necesiten saber algo, estén directamente en línea con otras personas que puedan compartir esa información con ellas. Combinados, los enfoques virtual y físico para destruir los silos de datos harán que tu empresa sea mucho más eficaz a la hora de comunicar y compartir información.
En nuestra era de datos, desmantelar los silos de datos es una de las cosas más eficaces en las que puede centrarse tu empresa.
Reflexiones finales
Los espacios de trabajo colaborativos pueden potenciar tu empresa, permitiéndote alcanzar mayores niveles de productividad y fomentando un entorno más abierto a la colaboración. Más allá de reunir a los empleados en la misma sala, estos espacios proporcionan el ambiente adecuado para el trabajo en equipo, ayudándote a dinamizar tus proyectos en equipo y a conseguir más cosas.
A medida que el espacio de trabajo moderno ha seguido evolucionando, los espacios de trabajo híbridos han cambiado. Lo que antes consistía principalmente en planes de oficinas abiertas, ahora se ha desplazado hacia los módulos de trabajo colaborativo y otros espacios más eficaces. Con el tiempo, a medida que las oficinas sigan innovando y cambiando, es probable que veamos cómo el mundo de los espacios de trabajo colaborativos se amplía aún más.