Los espacios de trabajo colaborativo son zonas abiertas o sistemas organizativos que una oficina utiliza para reunir a sus empleados y potenciar la posibilidad de entornos de trabajo cooperativos. Teniendo en cuenta la enorme presencia del trabajo colaborativo en todos los sectores, facilitar estos espacios debería ser una prioridad absoluta para todas las empresas.
Sin embargo, no existe un único tipo de espacio de trabajo colaborativo. A lo largo de los años, a medida que ha ido evolucionando la mano de obra moderna, los espacios a los que recurren las personas han ido cambiando y modificándose. Nos hemos alejado casi por completo del predominio de las oficinas con cubículos, al menos un 30 % de las oficinas en EE.UU. tienen una estructura similar a esta.
En las empresas más jóvenes, este porcentaje es aún menor, ya que las empresas de la nueva ola que priorizan la flexibilidad y el bienestar de los trabajadores se centran en crear espacios de trabajo híbridos y agradables para que sus empleados trabajen en ellos. En este artículo, veremos todos los tipos de espacios de trabajo colaborativo que podrían utilizar los espacios de oficina, destacando las ventajas de cada uno.
Veámoslo más en detalle.
Oficinas abiertas: mayor colaboración y comunicación
Los planos de oficinas abiertas se encuentran entre las estructuras organizativas de trabajo más populares de la década. Gigantes de la industria como Apple, Microsoft y las oficinas de Amazon han empezado a crear espacios de trabajo más flexibles para sus empleados. Esto es especialmente frecuente en el ámbito tecnológico, donde las visitas a las oficinas muestran grandes espacios abiertos con hotdesks y comodidades por todas partes.
Originalmente, las oficinas abiertas eran utilizadas por las empresas de nueva creación para maximizar el número de empleados que podían trabajar en un espacio y, al mismo tiempo, fomentando la colaboración. Dividiendo una planta en diferentes zonas abiertas, unas para reuniones, otras para el trabajo en equipo, otras para el trabajo de máxima concentración y otras para una total privacidad, puedes dar a tus empleados un control total sobre cómo realizan su trabajo.
Además de facilitar la colaboración y la comunicación, la posibilidad de que los empleados se separen en espacios más tranquilos es una gran ventaja. Sin embargo, esto sólo es posible con una gran gestión y zonificación. Si un espacio de trabajo está mal zonificado, el ruido del trabajo colaborativo puede propagarse a otras partes de la oficina.
Algunos empleados consideran que las oficinas abiertas generan mucho más ruido que otras estructuras de colaboración en el lugar de trabajo. Por ejemplo, las personas que trabajan en oficinas abiertas tienen, en realidad, tasas de distracción mucho más altas que las que trabajan en otras estructuras y mayores índices de distracción que otras estructuras lo que puede impedir el progreso de los empleados. Aunque son eficaces para la colaboración, estos espacios tienen fama de ser ruidosos y más difíciles de controlar.
Salas de reuniones colaborativas: trabajo en equipo e intercambio de ideas
Las salas de reuniones de oficinas colaborativas pueden adoptar dos formas principales. La primera es la estructura tradicional, en la que una empresa delimita una sala específica de la oficina para reuniones privadas. Los empleados pueden reservar en esta sala de reuniones cuando tengan algo en su agenda, asegurándose así el acceso a este espacio.
Otra forma de sala de reuniones colaborativa es en cabinas para reuniones de oficina. Estas cabinas son espacios privados con puerta que puedes instalar en cualquier lugar de la oficina. Se construyen para que sean usadas entre dos y cuatro personas, dando a todos espacio para realizar su trabajo en un entorno de colaboración.
Las cabinas de reuniones para oficinas no sólo son mucho más eficientes que los espacios de reunión de oficina, ya que ocupan menos espacio, sino que también proporcionan una zona insonorizada. Estos espacios insonorizados impedirán que el ruido de una reunión se filtre a las zonas tranquilas de la oficina y también mantendrán la privacidad de las reuniones para los que estén dentro del espacio. Se están convirtiendo rápidamente en una opción popular, con grandes marcas como Amazon, Monzo, DHL, Google, etc., que optan por los módulos de reuniones colaborativas.
Espacios de trabajo híbridos: Impulsar una cultura laboral flexible
Otra tendencia popular que se ha disparado en los últimos años es adoptar el trabajo híbrido en una oficina. Hoy en día, con casi el 30 % de la plantilla siguiendo un modelo híbridono es raro que los empleados sólo vayan a la oficina unas pocas veces a la semana. Algunas empresas lo programan en función del equipo, de modo que todos los miembros de determinados departamentos estén en la oficina un día determinado. Otros lo dejan en manos de cada uno, dando individualmente la flexibilidad que necesita para perfeccionar su equilibrio entre trabajo y vida privada.
El modelo híbrido permite a tu oficina reducir su espacio e invertir en mobiliario, instalaciones y espacios de alta calidad para tus empleados. Como sólo un puñado selecto de empleados estará cada día, puedes reducir el tamaño de tu oficina y buscar espacios alternativos. Para muchas empresas, tener una oficina a la que los empleados tengan ganas de entrar les ayudará a mantener a sus empleados satisfechos los días que tengan que venir a trabajar.
Esta flexibilidad te dará la posibilidad de cambiar tu espacio de trabajo para adaptarlo a tu equilibrio laboral actual, ya se trate de hotdesks, salas de reuniones colaborativas o algo totalmente distinto.
Qué tipo de espacio de trabajo colaborativo funciona mejor para tu empresa
El mejor espacio de trabajo colaborativo es el que se alinea con el objetivo de tu empresa en ese preciso momento. Si buscas una situación de trabajo más flexible para tus empleados, los hotdesks abiertos pueden ser una buena solución.
Alternativamente, si lo que buscas es aumentar la privacidad de tus trabajadores en la oficina, entonces sería mejor instalar módulos de trabajo colaborativo. Empieza por evaluar en qué punto se encuentra actualmente tu empresa, sondea a los empleados si es necesario, ¡y luego trabaja a partir de ahí!
Reflexiones finales
Los espacios de trabajo colaborativo tienen muchas formas y tamaños. A medida que pasa el tiempo y el mundo laboral innova continuamente, vemos que ciertos diseños de oficina se ponen y pasan de moda. Aunque las oficinas con cubículos cerrados fueron populares en su día, las oficinas abiertas son ahora el formato de oficina líder. Sin embargo, otros espacios de colaboración, como los módulos de reuniones de oficina, se están convirtiendo rápidamente en una sólida opción alternativa.
Dependiendo de la estructura actual de tu empresa y de lo que busques obtener de tu oficina, la solución adecuada para ti variará. Si quieres saber más sobre cómo enriquecer tu espacio con módulos de oficina, entonces ponte en contacto con el equipo de MEAVO. Con una amplia gama de salas de reuniones y espacios de colaboración, podremos encontrar el complemento perfecto para tu nuevo espacio de oficina.