En 2024, il est certain que nous sommes tous familiers avec les réunions. Si vous frémissez au simple fait qu’une de plus apparaisse sur votre calendrier, c’est probablement parce que votre lieu de travail ne gère pas efficacement ses rencontres. Il se pourrait qu’elles soient trop longues, dévient du sujet ou semblent tout simplement hors de propos. C’est le signe que vous devez changer le format des réunions de travail.
La réalité est que la plupart des entreprises organisent beaucoup de réunions improductives. Les rencontres inutiles sont si fréquentes qu’on estime qu’elles coûtent aux États-Unis plus de 400 milliards d’euros en heures de travail perdues chaque année. Si une partie de ce temps gaspillé peut être récupérée grâce aux bonnes stratégies, il arrive parfois que ce soit le format même de la réunion qui pose problème.
Un bon exemple est que plus de deux tiers des salariés déclarent qu’ils n’ont pas besoin d’être présents à la majorité des réunions auxquelles ils participent. En effet, lorsque votre entreprise organise des réunions de service, des réunions d’équipe régulières ou des séances de rattrapage quotidiennes, les rencontres deviennent vite fastidieuses. Pour surmonter ce problème courant, il faut changer les choses et créer des meetings avec une intention claire.
Dans cet article, nous allons aborder tout ce que vous devez savoir sur le format des réunions de travail. Nous discuterons notamment de la structure, des engagements en termes de temps et des stratégies pour organiser des réunions efficaces.
Allons-y.
Quels sont les types de réunions de travail?
Les réunions de travail se présentent sous de nombreux types et formats. Les vôtres peuvent radicalement changer selon votre rôle, le service où vous travaillez et la culture de votre entreprise.
Afin de ne pas vous submerger de milliers de distractions, nous avons répertorié les formats de réunion de travail les plus courants. Ces rencontres sont celles auxquelles vous et vos employés participerez généralement au cours d’une semaine type :
- Réunion en tête-à-tête (1:1) : Les réunions individuelles se déroulent généralement entre un manager et l’un de ses employés. C’est le bon moment pour procéder à une évaluation des progrès, prendre des nouvelles d’un employé et s’assurer qu’il bénéficie d’un soutien mental pendant son travail.
- Réunion de projet : Les réunions de projet sont l’endroit où les équipes se réunissent pour discuter des objectifs, des développements et des actions liés à un projet spécifique. Elles ne concernent que les personnes participant au projet.
- Scrum quotidien : Particulièrement populaire dans les équipes de développement de logiciels, un Scrum ou stand-up quotidien est l’endroit où tout le monde se réunit pour partager ce sur quoi il travaille ce jour-là. Ce sont les réunions les plus courtes de toutes. Idéalement, elles ne durent que quelques minutes.
- Session de brainstorming : Pour lancer la réflexion, les managers peuvent organiser une réunion de brainstorming où plusieurs membres de l’équipe partagent leurs idées. Ces meetings ont généralement un objectif ou un problème spécifique à résoudre.
- Activité de team-building : La réunion de team-building permet aux groupes de renforcer leur cohésion et d’améliorer leur façon de travailler ensemble. Autrefois plus courantes (on pense aux activités de team-building en entreprise), elles sont moins fréquentes à l’ère moderne.
- Réunion d’avancement : Les réunions d’avancement pourraient techniquement entrer dans l’onglet réunion de projet. Elles sont courtes et font généralement le point sur l’avancement d’un projet spécifique.
Bien que non exhaustifs, ces formats de réunion sont un bon point de départ. En évitant les grands meetings de service, et en choisissant le format exact qui correspond à votre objectif, vous réduirez le nombre de réunions inutiles pour votre personnel.
Vous souhaitez développer des idées, partager des informations ou accompagner vos collaborateurs ? Alors, commencez par l’objectif, et remontez jusqu’au format de réunion approprié.
Comment s’assurer que les réunions de travail se terminent à l’heure?
Rien n’agace autant les salariés qu’une réunion qui déborde. En plus de les retarder à d’autres engagements, c’est la preuve que vous avez mal géré la réunion, et probablement gaspillé du temps. Notez que la durée optimale d’une réunion n’est que de 15 minutes, avec une durée d’attention moyenne d’environ 18 minutes.
Si 15 minutes vous semblent courtes, demandez l’avis de vos employés. En leur permettant de soumettre des commentaires anonymes sur votre style, votre stratégie et la durée des réunions, vous pourriez avoir quelques surprises.
En outre, la meilleure façon de s’assurer de terminer à l’heure est de planifier méticuleusement. Fournir un ordre du jour détaillé peut réduire la durée de votre réunion. Cela représente un énorme gain de temps, que ce soit sur une rencontre, une semaine, voire une année entière. Lorsque vous avez des sujets et des points de discussion clairement planifiés, vous pouvez dérouler votre réunion sans problème, et avec du temps en réserve.
Étiquette de réunion de travail : quelles règles suivre?
Les règles d’une réunion dépendent de son format. Il est donc important d’avoir une approche flexible lors de la création et de l’animation de vos rencontres professionnelles. Assurez-vous simplement d’être clair sur l’objectif du meeting et les raisons de la présence de certaines personnes.
De manière générale, voici quelques règles d’étiquette à suivre lors des réunions de travail :
- N’invitez que ceux qui doivent être là
- Utilisez les ordres du jour ou annulez la réunion
- Déterminez pourquoi vous invitez chaque employé
- Clôturez avec des points d’action
- Donnez à chacun une occasion équitable de s’exprimer
- Trouvez un espace dédié à la réunion, comme une salle privée ou une cabine de bureau pour plusieurs personnes.
En vous concentrant sur des réunions plus petites et fluides, vous obtiendrez le meilleur de vos employés, sans perdre leur temps.
Dernières Considérations
Le format d’une réunion de travail dépend de son objectif principal. Si vous discutez des progrès d’un employé, un entretien individuel est probablement plus adapté. À l’inverse, si vous parlez de l’évolution d’un projet, la présence de toute l’équipe est importante. Choisir le bon format pour chaque situation vous permettra de créer des plans de réunion efficaces.
Au fil du temps, et grâce aux conseils de cette liste,vous réussirez à affiner chaque format de réunion de travail, et à en faire une seconde nature pour vous et votre équipe. Croyez-nous, les mauvaises réunions étant une préoccupation majeure pour les employés, tout le monde vous remerciera d’avoir trouvé la bonne formule.