Es difícil conseguir que las reuniones sean atractivas. Ya sea luchando contra las herramientas digitales lentas, las malas conexiones o los entornos desconocidos, muchas cosas pueden interponerse en el camino de una buena reunión. Para organizar reuniones eficaces, tienes que implicar a todos los participantes. Sin una comunicación clara y sencilla, a tus reuniones les costará arrancar.
Según el Informe de Estadísticas Internacionales de Reuniones 2022 de la Unión de Asociaciones Internacionales la productividad de las reuniones y el compromiso en el lugar de trabajo están estrechamente relacionados. Para el 55 % de los empleados, las reuniones productivas contribuyen a una mayor satisfacción laboral. La satisfacción en el trabajo y la productividad general están estrechamente vinculadas, y un alto compromiso conduce a altos niveles de logros en el lugar de trabajo.
Teniendo esto en cuenta, las estrategias que utilicen tus empresas para crear reuniones eficaces también repercutirán en la productividad general del lugar de trabajo. Si das en el clavo en las reuniones, toda tu empresa sacará algo positivo de ello. Sin más preámbulos, aquí tienes nuestras mejores estrategias para potenciar el compromiso y la interacción en las reuniones de trabajo.
Rompehielos y dinamizadores
Los rompehielos en las reuniones suelen ser una de las formas a las que recurre la cultura empresarial para intentar aumentar la participación. Aunque mucha gente está un poco cansada de este formato, es una estrategia innegablemente útil para los equipos que aún no se conocen bien.
Los rompehielos son preguntas generales a las que es fácil responder. Puede tratarse de dos verdades y una mentira, preguntas del tipo «¿Qué preferirías?» o preguntas condicionales generales como «¿A qué tres personajes famosos, vivos o muertos, invitarías a cenar?».
Los rompehielos son fantásticos para los grupos pequeños cuando necesitas que empiece a rodar el balón. Sin embargo, si ya trabajas con un equipo establecido, pueden hacerse pesados rápidamente y volverse un poco cansinos. Asegúrate de emplear esta estrategia en consonancia con el entorno en el que te encuentras.
Crear un entorno seguro e inclusivo
Si quieres que los empleados participen en las reuniones y ofrezcan sus opciones e ideas, tienes que asegurarte de que se sientan cómodos. Entre el 20 y el 40 % de las personas son introvertidas lo que significa que serán menos propensas a ofrecer ideas si no se sienten cómodas en un espacio.
Como organizador de reuniones, es importante que construyas un espacio en el que pueda fluir una comunicación abierta. Puedes hacerlo de varias formas:
– Recoger opiniones: ofrece a los empleados la posibilidad de dejar opiniones anónimas al final de una reunión. Pregúntales si se sintieron cómodos y qué puedes hacer para que el entorno sea más acogedor. Acepta estos comentarios y ponlos en práctica.
– Establecer un papel de retador rotatorio: un retador de reunión es un papel rotatorio que asignas a un participante de la reunión. Esta persona hará de abogado del diablo y ofrecerá ideas alternativas o señalará perspectivas distintas. Desempeñando esta función, te asegurarás de que la gente se acostumbre a hablar en las reuniones.
– Controlar la participación: asegúrate de anotar quién habla en las reuniones. Si notas que alguien no habla, habla con él en privado para ver si puedes hacer algo para que se sienta más cómodo.
Estos tres pasos contribuirán en gran medida a crear un entorno más abierto, tolerante y con una conversación más fluida y agradable.
Diseño de una orden del día y gestión del tiempo
Los órdenes del día son una herramienta fundamental para que las reuniones sean eficaces. No sólo te permiten reducir las reuniones en un 80 % aproximadamente sino que también permiten que la gente participe más en el transcurso de una reunión. Al lanzarse a una reunión sin saber lo que va a ocurrir, muchas personas dudarán de sus propias ideas y no querrán exponerlas. Esto es especialmente cierto en el caso de tus empleados más introvertidos.
Sin embargo, si distribuyes una orden del día con antelación, podrás dar a la gente el tiempo adicional que necesitan para reunir recursos y crear argumentos más específicos. Un tiempo extra de investigación o para formular ideas concretas ayudará a la gente a salir de su caparazón y hablar en las reuniones.
Las órdenes del día son increíbles porque pueden cambiar por completo la dinámica de una reunión. Sin una, los que hablen serán probablemente los más seguros de sí mismos de la sala. Sin embargo, una vez que empiezas a utilizar las órdenes del día en las reuniones, todo el mundo tiene las mismas oportunidades de participar en la reunión.
Combinado con el hecho de que las órdenes del día ayudan a ahorrar tiempo, se trata de una estrategia en la que todos salen ganando.
Asignación de funciones y responsabilidades
Junto al uso de órdenes del día está la asignación de funciones y responsabilidades antes de que se celebre una reunión. En lugar de hacer de las reuniones una conversación unilateral en la que una persona explica sus ideas y conclusiones al resto del equipo, debes esforzarte por estructurar las reuniones en un formato más grupal.
Antes de que se celebre una reunión, debes asignar segmentos de la misma a distintos miembros de tu equipo. Dar a cada uno unos minutos para tratar una parte esencial del tema que se va a debatir hará que la gente pase más tiempo interactuando en tus reuniones.
Además, como la gente sabe que va a hablar en algún momento, es más probable que se mantenga alerta y preste atención a lo que dicen los demás durante la reunión. Con el tiempo, esto puede ayudar a garantizar que todo el mundo escuche activamente en una reunión, creando un entorno muy unido en el que todo tu equipo contribuya.
Aunque esta estrategia no cambiará la dinámica de tu lugar de trabajo de la noche a la mañana, puede ayudarte a conseguir mejores reuniones y sesiones de grupo más productivas para todos.
Reflexiones finales
Las reuniones pueden ser una herramienta poderosa. No sólo aumentan la productividad, sino que también pueden contribuir a un entorno de trabajo más eficaz en general. Sin embargo, para acceder a los beneficios de las reuniones, tu empresa debe asegurarse de crear espacios donde el diálogo pueda fluir. Si tus empleados no se sienten cómodos o comprometidos, perderás el verdadero poder de las reuniones.
Las cuatro estrategias que presentamos en este artículo permiten a los directivos y líderes de equipo aumentar el compromiso, la interacción y la participación en las reuniones. Siguiendo e incorporando estos consejos, organizarás mejores reuniones en poco tiempo. A partir de ahí, tu productividad en el trabajo, tu eficacia y tu cuenta de resultados te lo agradecerán.