En los últimos años se ha producido un aumento radical de la cantidad de tiempo que los empleados pasan en reuniones de trabajo. Ahora más que nunca, dedicamos más tiempo de nuestra semana laboral a la comunicación continua. Aunque más reuniones de trabajo facilitan una gran comunicación en equipo y ayudan a organizar proyectos, pueden ser notoriamente ineficaces. Sobre todo, si tu equipo no utiliza las herramientas adecuadas para las reuniones de trabajo.
Un empleado normal, asiste a unas 62 reuniones al mes lo que puede suponer más del 60 % del tiempo dedicado al trabajo. Sin embargo, a pesar de la gran cantidad de tiempo dedicado a las reuniones, éstas no son necesariamente productivas para tu espacio de trabajo, ya que 9 de cada 10 trabajadores de oficina están pensando en otras cosas durante las reuniones o trabajando en otras tareas.
Para que tus reuniones de trabajo sean relevantes para ellos, necesitas tener las herramientas adecuadas para hacerlo. En este artículo, nos sumergiremos en las herramientas más populares y útiles para las reuniones de trabajo, detallando las herramientas técnicas, logísticas y del lugar de trabajo que puedes utilizar para que tus reuniones sean más eficaces.
Veamos cómo hacerlo mucho más en detalle.
Las mejores herramientas para reuniones de trabajo: Herramientas digitales
Especialmente en la era de reuniones a distancia, las herramientas digitales para las reuniones de trabajo nunca han sido tan importantes. Mientras que hace unos años apenas se daba uso a las herramientas digitales, hoy en día son fundamentales para que las reuniones sean eficaces. Sin herramientas como Zoom o Google Meet, algunas reuniones ni siquiera tendrían lugar; estas plataformas de reuniones permiten a la gente unirse a llamadas desde cualquier rincón del planeta.
Cada empresa tendrá sus preferencias en cuanto a las herramientas digitales concretas que utiliza en las reuniones. Mientras una empresa prefiere Zoom, otra utilizará Meet. Teniendo esto en cuenta, nos centraremos en las categorías generales de herramientas digitales para reuniones de trabajo que tu empresa debería utilizar:
Herramientas de videoconferencia como Google Meet, Teams o Zoom
Las plataformas de reuniones son una de las tecnologías más esenciales que necesitas para organizar reuniones virtuales. Proporcionan un espacio digital privado donde todos pueden unirse a una reunión. Las plataformas online no sólo conectan a tus empleados, sino que también permiten trabajar desde cualquier lugar. Después de 2020, vimos cómo se disparaba el uso de las herramientas de reunión por videoconferencia.
Herramientas de planificación como Calendly, Doodle o Appointly
Lo más probable es que tu oficina tenga un sistema centralizado de planificación y gestión de proyectos. Las reuniones de tu oficina deberían estar conectadas directamente a este sistema, permitiendo a la gente crear reuniones y hacer que aparezcan en los calendarios de todos los asistentes con facilidad. No querrás que los empleados falten a las reuniones por culpa de una mala planificación, de no haber podido encontrar la reunión en su calendario, o simplemente no haber recibido la invitación por correo electrónico.
Aplicaciones de pizarra virtual como Microsoft Whiteboard, Lucidspark o Conceptboard
Las pizarras virtuales permiten a los anfitriones de las reuniones redactar ideas, escribir sugerencias y crear un espacio de trabajo interactivo. Aunque no son absolutamente obligatorias, estas herramientas para reuniones de trabajo pueden ser útiles si quieres aumentar la participación y el compromiso durante las reuniones.
Software de notas para la reunión como Google Keep, Evernote o Zoho Notebook
Las notas son una parte vital de las reuniones modernas. Al crear una página de notas compartida durante una reunión, la gente puede dedicar más tiempo a prestar atención y menos a tomar sus propias notas. Es más, muchas herramientas para tomar notas te permitirán crear y asignar elementos de acción a los empleados, impulsando la responsabilidad en las reuniones.
En estas cuatro categorías, las empresas pueden localizar las herramientas digitales que les ayudarán a facilitar mejores reuniones de trabajo. Sobre todo, teniendo en cuenta que los problemas con la tecnología son la mayor preocupación de los empleados que trabajan a distancia, entonces asegurarte de que tienes una suite de herramientas digitales sólida es vital.
Las mejores herramientas para reuniones de trabajo: Equipamiento de oficina
Aunque parezca que ahora todas las reuniones son a distancia, (un 60 % más desde 2020) en realidad no es así. Todavía hay una gran parte de las reuniones que tienen lugar en la oficina y presencialmente. Debido a esto, tu empresa debe centrarse en herramientas útiles para las reuniones de trabajo que se encuentren dentro de tu sede central.
Además de asegurarte de que tu oficina está bien provista de equipamiento como pizarras blancas, bolígrafos, artículos de papelería y demás, debes centrarte en crear un entorno de reunión eficaz. Las interrupciones son uno de los principales puntos que perturban las reuniones en el lugar de trabajo. Tu empresa debe centrarse en crear entornos de reunión designados que estén aislados del resto de la oficina.
Para algunas empresas, esto será pan comido. Si tienes salas adicionales o despachos privados sin utilizar, puedes convertirlos en espacios de reunión. Alternativamente, si quieres crear entornos de reuniones de trabajo eficaces de forma rentable, te sugerimos que busques cabinas insonorizadas para reuniones de trabajo.
Las cabinas acústicas de oficina son espacios compactos, insonorizados y ventilados que vienen con todo lo necesario para celebrar reuniones. Ofrecen una mesa central, asientos para los asistentes e incluso tecnología de videoconferencia en algunos casos. En MEAVO, ofrecemos una serie de cabinas insonorizadas de reunión para oficinas que permiten que tus equipos prosperen.
Sin distracciones externas, podrás entrar en una sala de reuniones de trabajo siempre que quieras un poco de intimidad. Al ser un espacio multifuncional, puedes utilizarlo con varios miembros del equipo o entrar solo para trabajar a fondo y sin distracciones. La flexibilidad de estos espacios los hace increíblemente eficaces en los espacios de trabajo modernos, ya que no tienen que utilizarse estrictamente para reuniones.
Si quieres aprovechar al máximo el espacio disponible y aumentar la productividad tanto dentro como fuera de las reuniones, cabinas acústicas para reuniones de trabajo son un buen punto de partida. Con estas cabinas insonorizadas para reuniones y tu nueva suite de herramientas digitales, estarás listo para celebrar reuniones de trabajo de otro nivel en un abrir y cerrar de ojos.
Reflexiones finales
Las reuniones de trabajo son tan buenas como las herramientas que utilices para llevarlas a cabo. Cuando se creen con eficacia, tu suite de herramientas digitales y de apoyo a las reuniones debe facilitar reuniones fáciles y ágiles. Las herramientas para las reuniones de trabajo pueden tener muchas formas y tamaños, pero todas contribuirán a una comunicación más eficaz en la oficina.
Eligiendo las herramientas de esta lista, podrás solidificar la manera en que las utilizas para programar, organizar, grabar y extraer información de las reuniones. Si quieres equipar tu espacio de trabajo con instalaciones para reuniones de otro nivel, no dudes en ponerte en contacto con MEAVO hoy mismo. Nuestra gama de cabinas insonorizadas para varias personas crearán un ambiente agradable, privado y productivo para todas tus reuniones semanales.